1.1
Les présentes Conditions Générales régissent la fourniture des services (les « Services ») par Formalize ApS (ci-après le « Fournisseur ») au Client qui y est indiqué (ci-après le « Client »).
1.2 Le Fournisseur dispense les services suivants:
Le Client a le droit d'accéder et d'utiliser uniquement les services explicitement mentionnés dans le devis établi, soumis aux Conditions générales du présent Accord.
1.3
Le Devis, dans sa forme actuelle et sans que la signature du Fournisseur soit requise, constitue une offre unilatérale et contraignante faite par le Fournisseur, qui, avec les termes juridiques qui y sont mentionnés, constitue le contrat (ci-après « l'Accord ») entre le Fournisseur et le Client. En cas de divergence entre le Devis et les présentes Conditions générales, les termes du Devis primeront.
2.1
Le Système permet au Client de gérer ses processus et ses connaissances en matière de conformité. Le Fournisseur accorde par la présente au Client le droit d'utiliser le Système sur la base des présentes Conditions générales. Les services sont réputés avoir commencé dès la première communication du Fournisseur initiant le processus de prise en main. Le droit d'utilisation est limité aux utilisateurs du Client, c'est-à-dire aux personnes qui travaillent sous la direction du Client, soit dans le cadre d'un contrat de travail, en tant qu'employés, soit en tant qu'entrepreneurs indépendants, freelances ou dans le cadre d'autres accords contractuels similaires, le Client étant responsable de leurs actions.
2.2
Le Client peut accéder au reste des Services à partir du Système, tels que les Dossiers de Contenu. Le Client reconnaît que les Dossiers de Contenu fournis sont génériques et doivent être adaptés pour répondre aux besoins et exigences spécifiques du Client en termes de conformité avec les législations concernées.
2.3
Le Fournisseur n'est pas responsable des problèmes, pertes ou dommages résultant de l'utilisation par le Client des Dossiers de Contenu, du Système en l'état ou de son adaptation. Le Client assume l'entière responsabilité de toute modification, personnalisation ou adaptation apportée à la configuration du Système ou aux Dossiers de Contenu.
2.4
Le Fournisseur, au mieux de ses capacités, aidera le Client à réaliser ses besoins spécifiques de temps à autre en tenant compte des spécifications, de la conception et des fonctionnalités des Services. Le Client reconnaît qu'il est de sa responsabilité de s'assurer que le Système et les Dossiers de Contenu sont adaptés à l'usage qu'il souhaite en faire.
3.1
Le Système est disponible en ligne et l'accès au Système peut être établi par l'utilisation de la plupart des navigateurs disponibles.
4.1
Tous les droits d'utilisation des Services délivrés dans le cadre du présent Accord sont non exclusifs et non transférables. En conséquence, sauf autorisation écrite expresse du Fournisseur, le Client ne peut distribuer, concéder en sous-licence, louer, prêter, revendre ou transférer son droit d'utilisation du Système, en tout ou en partie.
4.2
Le Client doit, à tout moment, agir avec diligence et dans le respect des droits des tiers, notamment en respectant leurs droits de propriété intellectuelle et leurs données personnelles, en s'abstenant de diffuser des informations d'une manière contraire à la loi, et/ou en accordant un accès non autorisé au Système.
4.3
Le Client ne peut utiliser les Services que conformément aux présentes Conditions Générales, et le Client ne peut en particulier pas faire de rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler le Système, ni tenter de le faire, ni contourner les limitations techniques du Système ou les restrictions figurant dans la documentation du Système.
4.4
Le Fournisseur se réserve le droit de vérifier le respect de la clause 4 à tout moment et de suspendre l'accès du Client au Système en cas de violation de la clause 4. Le Fournisseur est également en droit de suspendre l'accès du Client au Système si le Client ne paie pas son abonnement après un premier rappel de retard de paiement.
5.1
Le Fournisseur peut modifier le contenu ou l'étendue des Services. Si le Fournisseur souhaite mettre en œuvre des changements majeurs susceptibles d'entraîner une modification des procédures actuelles du Client, il en informera le Client dès que possible et au plus tard un (1) mois avant la mise en œuvre de ces changements. Indépendamment de l'article 15.2, le Client a le droit de résilier l'Accord dès la mise en œuvre complète du changement et de recevoir un remboursement pour la période restante des frais de licence payés pour la Durée de l'Accord.
5.2
Le Client peut exprimer des souhaits relatifs à des modifications de l'étendue ou du contenu des Services. Le Fournisseur n'est toutefois pas tenu de modifier les Services pour répondre aux souhaits du Client.
6.1
Le Client paiera les prix convenus indiqués dans le Devis. Les prix peuvent être ajustés annuellement conformément aux prix applicables tels qu'indiqués dans le devis. L'ajustement des prix ne peut toutefois pas dépasser 10 %.
6.2
Le paiement est effectué pour une Durée, cf. clause 15 Le paiement des Services sera facturé annuellement avant le début d'une Durée, mais la première Durée est facturée à la signature de l'Accord.
6.3
Les paiements doivent être effectués au plus tard dans les 14 jours suivant la réception par le Client de la facture du Fournisseur. En cas de retard de paiement, le Fournisseur peut appliquer des intérêts sur le montant impayé. Sauf accord contraire, le taux d'intérêt est supérieur de 8 % au taux de référence de la Banque centrale européenne (BCE), tel que fixé conformément à la directive sur les retards de paiement (2011/7/UE). Les intérêts seront calculés sur une base mensuelle sur le solde restant dû jusqu'à ce que le paiement soit perçu dans son intégralité.
6.4
Si le Client demande au Fournisseur de signer un bon de commande, ce dernier n'est utilisé qu'à des fins administratives et n'amende, ne modifie ni ne remplace aucune des conditions énoncées dans le présent Accord.
7.1
Le Fournisseur s'efforce de faire en sorte que le Système soit disponible à tout moment. Toutefois, le Système peut être indisponible en raison d'une maintenance préventive, corrective ou adaptative ou d'autres formes de services préalablement annoncés par le Fournisseur et en raison d'autres circonstances indépendantes de la volonté du Fournisseur. Le Fournisseur s'efforcera d'informer le Client à l'avance de toute circonstance susceptible d'affecter la disponibilité du Système.
7.2
Pendant la Durée de l'Accord, le Fournisseur fournit une assistance technique relative au Système. L'assistance peut être fournie par courrier électronique ou par téléphone pendant les heures de travail normales du Fournisseur. Les demandes d'assistance sont traitées dans un délai raisonnable. Toutefois, le Fournisseur ne garantit aucun délai de réponse particulier. Tout accord spécifique sur le délai de réponse doit être conclu par écrit et sera annexé à l’Accord ou aux présentes Conditions générales.
7.3
Si le Client exige une maintenance supplémentaire, une couverture d'assistance étendue ou des engagements spécifiques en matière de niveau de service, y compris des temps de réponse garantis, les parties peuvent convenir de ces conditions séparément et par écrit. Tout accord de ce type sera consigné dans un accord de niveau de service (SLA) ou dans un autre document écrit, qui sera annexé à l'accord ou aux présentes Conditions générales.
8.1
Le Fournisseur effectue une sauvegarde des données du Client en sa possession. La sauvegarde est conservée avec le soin nécessaire et conformément à la sécurité organisationnelle et technique en vigueur du Fournisseur, et le Fournisseur conserve la copie de sauvegarde pendant au moins trois mois. Toutes les copies des données du Client sont supprimées au plus tard trois mois après la fin de l'Accord.
9.1
Le Client reconnaît qu'il n'a aucun droit de propriété ou autre sur les Services, si ce n'est un droit d'utilisation et d'accès aux Services. Le Fournisseur et ses concédants de licence possèdent et conservent tous les droits, titres et intérêts relatifs à l'ensemble de sa propriété intellectuelle de toute nature, y compris à l'ensemble des inventions (brevetées ou non), des droits d'auteur et des œuvres de l'esprit (qu'ils fassent l'objet d'un enregistrement de droits d'auteur ou non), des applications logicielles, des routines, du code source et du code objet, des algorithmes, des API, des processus et des flux de travail, ainsi que des améliorations, des dérivés ou des modifications de tout ce qui précède qui ont été ou sont développés par le Fournisseur dans le cadre des Services.
9.2
Les données du Client, les travaux dérivés et les configurations autorisées apportées au Système par le Client sont la propriété du Client (la « Propriété intellectuelle du Client »), et le Fournisseur n'est pas autorisé à copier ou à supprimer les données du Client sans instructions de ce dernier, nonobstant les dispositions énoncées dans les clauses 8 et 16 relatives à la suppression et à la sauvegarde. Le Fournisseur est toutefois autorisé à utiliser des données anonymes, y compris, mais sans s'y limiter, le nombre de cas, les catégories de cas et le nombre d'utilisateurs dans le Système, à des fins statistiques ou de recherche afin d'améliorer les performances du Système.
9.3
Le Client déclare qu'il détient les droits légaux sur toutes ses données et sur tous les éléments qu'il a transférés dans le Système (le cas échéant) et qu'aucune donnée du Client ne porte atteinte aux droits de tiers.
9.4
Le Client accorde au Fournisseur le droit d'utiliser le logo du Client dans les documents de marketing, de vente, financiers et de relations publiques, ainsi que dans d'autres communications, dans le seul but d'identifier le Client en tant que tel.
10.1
Le Fournisseur traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, et les parties ont convenu d'un accord de traitement des données se rapportant au traitement des données à caractère personnel par le Fournisseur pour le compte du Client. Les parties soutiennent que le Fournisseur est le « sous-traitant » et le Client le « responsable du traitement » au sens du règlement (UE) 2016/679 (Règlement Général sur la Protection des Données).
11.1
Dans la mesure où la loi l'autorise, les parties peuvent souhaiter, de temps à autre, en rapport avec les travaux envisagés dans le cadre du présent Accord, se divulguer mutuellement des informations confidentielles (« Informations confidentielles »). Chaque partie (Destinataire ou Divulgateur) s'efforcera raisonnablement d'empêcher la divulgation à des tiers de toute Information confidentielle de l'autre partie, sachant que cette obligation ne s'applique pas aux informations qui :
11.2
Dans le cas où les informations confidentielles doivent être divulguées à une autorité publique ou à un tribunal en vertu d'une règle de droit impérative, cette divulgation ne doit avoir lieu que dans la mesure requise et le destinataire doit en avertir le divulgateur suffisamment à l'avance pour que ce dernier puisse s'opposer à cette divulgation et obtenir une mesure injonctive, lorsqu'il y a lieu.
11.3
Pour éviter toute ambiguïté, toute Information confidentielle relative aux activités traitées par ou dans le Système doit être conservée en toute confidentialité pour une durée indéterminée. En ce qui concerne les données à caractère personnel, elles sont gérées conformément à l'accord sur le traitement des données conclu entre les parties.
12.1
L'objet des Services est décrit dans la clause 1. Le Fournisseur ne garantit pas que les Services sont exempts d'erreurs et fonctionnent sans interruption. Toutefois, le Fournisseur assure en permanence la maintenance du Système et des Services associés et fait de son mieux pour corriger les erreurs du Système dans un délai raisonnable.
12.2
Les autres garanties, déclarations et engagements ne sont contraignants pour le Fournisseur que s'ils ont fait l'objet d'un accord écrit spécifique.
13.1
Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Système, y compris les documents, les images, les outils, les vidéos et les guides contenus dans le Système, sont détenus exclusivement par le Fournisseur, ses concédants de licence ou ses fournisseurs.
13.2
Le Fournisseur indemnise le Client contre toute réclamation d'un tiers fondée sur l'allégation que les Services portent atteinte aux droits d'un tiers. Le Client informera immédiatement le Fournisseur par écrit de l'existence et du contenu d'une réclamation et laissera au Fournisseur l'entière responsabilité du règlement de la réclamation, y compris des dispositions prises à cet égard. La présente clause ne s'applique pas aux droits de Propriété intellectuelle du Client.
13.3
Le Client collabore avec le Fournisseur dans le cadre de la défense et de toute négociation de règlement y afférente en communiquant au Fournisseur les informations appropriées et toute assistance nécessaire à ladite défense ou au règlement. Le Client a droit au remboursement des frais de justice dans ce contexte. En cas de réclamation pour contrefaçon, le Fournisseur est autorisé soit à donner au Client le droit de continuer à utiliser les Services en mettant fin à la contrefaçon, soit à résilier le droit d'utilisation des Services du Client avec effet immédiat et à rembourser au Client les frais d'abonnement qu'il a payés, en déduisant la partie de la Durée qui précède la notification de la contrefaçon. Le Client n'a aucun autre droit à une indemnisation en cas de violation des droits d'un tiers.
14.1
La responsabilité du Fournisseur est limitée aux pertes directes du client. La responsabilité du Fournisseur pour les pertes indirectes, les pertes consécutives, les pertes de profits, les pertes d'économies, la réduction de survaleur, les pertes dues à l'interruption des activités, les pertes résultant de réclamations des clients du Client est exclue. La responsabilité du Fournisseur pour la destruction ou la perte de données est également exclue, nonobstant toute disposition contraire décrite dans l'accord sur le traitement des données à caractère personnel. La responsabilité du Fournisseur sera exclue dans tous les cas si les pertes sont causées par une mauvaise utilisation des Services, une faute intentionnelle ou une négligence grave de la part du Client.
14.2
La responsabilité du Fournisseur est limitée à un montant égal à la redevance d'abonnement payée pour un an (hors TVA). Le Client doit toujours déclarer le sinistre et les preuves qui s'y rapportent au Fournisseur par écrit dans les plus brefs délais et au plus tard 3 mois après la survenance du sinistre. .
14.3
Les limites de la responsabilité du Fournisseur énoncées dans la présente clause 14 s'appliquent dans toute la mesure permise par le droit en vigueur. Les exclusions et limitations visées aux clauses 14.1 et 14.2 cessent de s'appliquer si la perte résulte d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave de la part du Fournisseur.
15.1
La durée de l'abonnement est de douze (12) mois (ci-après la « Durée »), calculée à partir de la date d'acceptation des présentes Conditions générales par le Client. La durée est automatiquement renouvelée pour des périodes successives de 12 mois, à moins que le Client ou le Fournisseur ne donne un préavis écrit de résiliation conformément aux clauses 15.2 et 15.3.
15.2
Résiliation sans motif : Le Client peut résilier son abonnement et son droit d'utilisation du système avec un préavis de 30 jours avant la fin d'une Durée, cf. clause 15.1. La résiliation doit être notifiée par écrit. Le Fournisseur peut résilier le droit d'utilisation des Services du Client moyennant un préavis d'au moins 6 mois avant la fin d'une Durée. Dans ce cas, le Fournisseur rembourse au Client, au prorata, les frais payés à l'avance correspondant à la partie non utilisée de la Durée et exécute tout plan de sortie convenu.
15.3
Le Fournisseur est en outre habilité à mettre fin au droit d'utilisation du Système par le Client en cas de manquement grave aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes Conditions générales, à moins qu'il n'ait été remédié à ce manquement grave dans les 30 jours suivant la réception de la notification du manquement.
16.1
Le Client a le droit de recevoir ses données sur un support accessible à l'expiration de la Durée. En outre, le Fournisseur est tenu de supprimer les données du Client, y compris les données à caractère personnel, au plus tard trois (3) mois après l'expiration de la Durée. Le Fournisseur n'a pas droit au paiement des Services qu'il a fournis au Client en rapport avec l'expiration de l'utilisation du Système par le Client. Le Fournisseur est toutefois autorisé à utiliser des données anonymes, y compris, mais sans s'y limiter, le nombre d'activités de traitement, les fournisseurs, les tâches et le nombre d'utilisateurs dans le système, à des fins statistiques ou de recherche afin d'améliorer les performances du Système (cf. clause 9.2
17.1
L'Accord et les présentes conditions générales sont régis par le droit danois.
17.2
Tout litige découlant de ou en rapport avec l’Accord et les présentes Conditions générales, y compris tout litige concernant l'existence, la validité ou la résiliation de ces dernières, sera réglé par les tribunaux danois. Le lieu de juridiction est celui du Fournisseur.
