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1.1
I presenti Termini e Condizioni regolano la fornitura dei servizi (i ''Servizi'') da parte di Formalize ApS (di seguito il ''Fornitore'') al Cliente ivi indicato (di seguito il “Cliente”).
1.2 Il Fornitore offre i seguenti Servizi:
Il Cliente avrà il diritto di accedere e utilizzare solo i Servizi esplicitamente indicati nel Preventivo applicabile, nel rispetto dei Termini e delle Condizioni del presente Accordo.
1.3
Il Preventivo, nella sua forma attuale e senza la necessità di una firma da parte del Fornitore, costituisce un'offerta unilaterale e vincolante presentata dal Fornitore, che insieme a qualsiasi termine legale ivi menzionato costituisce l'accordo (di seguito l' “Accordo”) tra il Fornitore e il Cliente. In caso di discrepanze tra il Preventivo e i presenti Termini e condizioni, i termini del Preventivo avranno la precedenza.
2.1
Il Sistema consente al Cliente di gestire i propri processi di conformità e gli approfondimenti. Il Fornitore concede al Cliente il diritto di utilizzare il Sistema sulla base dei presenti Termini e condizioni. I servizi si considerano iniziati al momento della comunicazione iniziale del Fornitore che avvia il processo di onboarding. Il diritto d'uso è limitato agli Utenti del Cliente, ovvero a persone che operano sotto la direzione del Cliente, in base ad un contratto di lavoro, come dipendenti, o in qualità di appaltatori indipendenti, freelance, o attraverso altri accordi contrattuali simili, dove il Cliente è responsabile delle loro azioni.
2.2
Il Cliente può accedere al resto dei Servizi dal Sistema, come i Pacchetti di contenuti. Il Cliente riconosce che i Pacchetti di contenuti forniti sono generici e devono essere adattati per soddisfare le esigenze e i requisiti specifici del Cliente in termini di conformità alle normative vigenti.
2.3
Il Fornitore non sarà responsabile di eventuali problemi, perdite o danni derivanti dall'uso da parte del Cliente dei Pacchetti di contenuti, del Sistema così com'è o del suo adattamento. Il Cliente si assume la piena responsabilità di eventuali modifiche, personalizzazioni o adattamenti apportati alla configurazione del Sistema o ai Pacchetti di contenuti.
2.4
Il Fornitore, al meglio delle sue capacità, assisterà il Cliente per soddisfare le sue esigenze specifiche di volta in volta, considerando le specifiche, il design e le funzionalità dei Servizi. Il Cliente riconosce che è sua responsabilità assicurarsi che il Sistema e i Pacchetti di contenuti siano adatti all'uso previsto.
3.1
Il Sistema è disponibile online e l'accesso al medesimo può essere stabilito utilizzando la maggior parte dei browser disponibili.
4.1
Tutti i diritti all'uso dei Servizi concessi ai sensi del presente Accordo sono non esclusivi e non trasferibili. Di conseguenza, salvo espressa autorizzazione scritta del Fornitore, il Cliente non potrà distribuire, concedere in sublicenza, affittare, noleggiare, prestare, rivendere o trasferire il proprio diritto di utilizzo del Sistema, in toto o in parte.
4.2
Il Cliente dovrà, in ogni momento, agire con la dovuta attenzione e legalità nei confronti dei diritti di terzi, in particolare rispettando i loro diritti di proprietà intellettuale e i loro dati personali, astenendosi dal diffondere informazioni in modo contrario alla legge, e/o concedendo un accesso non autorizzato al Sistema.
4.3
Il Cliente potrà utilizzare i Servizi solo in conformità con i presenti Termini e Condizioni, e in particolare non potrà decodificare, decompilare o disassemblare il Sistema, né tentare di farlo, aggirare le limitazioni tecniche del Sistema o le restrizioni contenute nella documentazione del Sistema.
4.4
Il Fornitore si riserva il diritto di verificare in qualsiasi momento l'osservanza della clausola 4 e di sospendere l'accesso del Cliente al Sistema in caso di violazione della stessa. Il Fornitore ha inoltre il diritto di sospendere l'accesso del Cliente al Sistema nel caso in cui quest'ultimo non provveda al pagamento dell'abbonamento dopo il primo sollecito di pagamento tardivo.
5.1
Il Fornitore potrà modificare il contenuto o l'ambito dei Servizi. Nel caso in cui il Fornitore desideri implementare modifiche importanti che potrebbero comportare un cambiamento nelle procedure attuali del Cliente, il Fornitore informerà il Cliente il prima possibile e non oltre un (1) mese prima dell'implementazione di tali modifiche. Indipendentemente dalla clausola 15.2, il Cliente avrà il diritto di recedere dall'Accordo al momento della completa implementazione della modifica in questione e di ricevere un rimborso per la durata residua del canone di licenza pagato per il Periodo.
5.2
Il Cliente potrà inoltrare richieste di modifica dell'ambito o del contenuto dei Servizi. Il Fornitore non è tuttavia obbligato a modificare i Servizi per soddisfare i desideri del Cliente.
6.1
Il Cliente dovrà pagare i prezzi concordati indicati nel Preventivo. I prezzi possono essere adeguati annualmente in base ai prezzi applicabili indicati nel Preventivo. L'adeguamento dei prezzi non può tuttavia superare il 10%.
6.2
Il pagamento viene effettuato per un periodo di tempo, cfr. clausola 15. Per il pagamento dei servizi la fattura viene emessa annualmente prima dell'inizio del periodo di tempo, tuttavia, per il primo periodo la fattura viene emessa alla firma del contratto.
6.3
I pagamenti dovranno essere effettuati entro 14 giorni dal ricevimento della fattura da parte del Fornitore. In caso di ritardo nei pagamenti, il Fornitore potrà applicare un interesse sull'importo non pagato. Se non diversamente concordato, il tasso di interesse sarà pari all'8% al di sopra del tasso di riferimento della Banca Centrale Europea (BCE), come stabilito in conformità alla Direttiva sui Ritardi di Pagamento (2011/7/UE). Gli interessi saranno calcolati su base mensile sul saldo in sospeso fino al ricevimento del pagamento completo.
6.4
Nel caso in cui il Cliente richieda al Fornitore di firmare un Ordine di Acquisto (o “Purchase Order”, “PO”) ), questo avrà solo scopo amministrativo e non emenderà, modificherà o sostituirà alcun termine o condizione stabiliti nel presente Accordo.
7.1
Il Fornitore si impegna affinché il Sistema sia sempre disponibile. Tuttavia, il Sistema potrebbe non essere disponibile a causa di interventi di manutenzione preventiva, correttiva o adattativa o di altre forme di servizio annunciate in anticipo dal Fornitore e a causa di altre circostanze al di fuori del controllo del Fornitore. Il Fornitore si impegna a notificare in anticipo il Cliente in merito a qualunque circostanza che potrebbe influire sulla disponibilità del Sistema.
7.2
Durante la durata dell' Accordo, il Fornitore fornirà assistenza tecnica relativa al Sistema. L'assistenza può essere fornita via e-mail o per telefono durante l'orario di lavoro ordinario del Fornitore. Le richieste di assistenza saranno gestite in tempi ragionevoli. Tuttavia, il Fornitore non garantisce alcun tempo di risposta particolare. Qualsiasi accordo specifico sui tempi di risposta dovrà essere stipulato per iscritto e sarà allegato come appendice all' Accordo o ai presenti Termini e condizioni.
7.3
Se il Cliente richiede una manutenzione aggiuntiva, una copertura di assistenza estesa o impegni specifici sul livello di servizio, compresi i tempi di risposta garantiti, le parti potranno concordare tali termini separatamente e per iscritto. Tali accordi saranno definiti in un Accordo sul Livello di Servizio (SLA) o in un altro documento scritto, che sarà allegato come appendice all'Accordo o ai presenti Termini e Condizioni.
8.1
Il Fornitore effettua il backup dei dati del Cliente in suo possesso. Il backup sarà conservato con la dovuta cura e in conformità con la sicurezza organizzativa e tecnica del Fornitore e ancora, il Fornitore conserverà la copia di backup per almeno tre mesi. Tutte le copie dei dati del Cliente dovranno essere cancellate entro e non oltre tre mesi dalla cessazione dell'Accordo.
9.1
Il Cliente riconosce di non avere alcun diritto di proprietà o di altro tipo sui Servizi, se non il diritto all'uso e all'accesso ai Servizi. Il Fornitore e i suoi licenziatari possiedono e conservano tutti i diritti, i titoli e gli interessi relativi a tutta la sua proprietà intellettuale di qualsiasi tipo, comprese tutte le invenzioni (brevettate o meno), i diritti d'autore e le opere d'ingegno (soggette o meno a registrazione di copyright), le applicazioni software, le routine, il codice sorgente e il codice oggetto, gli algoritmi, le API, i processi e i flussi di lavoro, nonché i miglioramenti, le migliorie, le derivazioni o le modifiche di quanto sopra che sono stati o sono sviluppati dal Fornitore in relazione ai Servizi.
9.2
I dati del Cliente, le opere derivate e le configurazioni consentite apportate al Sistema dal Cliente sono di proprietà del Cliente (''IP del Cliente''), e il Fornitore non è autorizzato a copiare o cancellare i dati del Cliente senza istruzioni da parte del Cliente stesso, nonostante le disposizioni di cui alle clausole 8 e 16 sulla cancellazione e il backup. Il Fornitore ha tuttavia il diritto di utilizzare i dati anonimizzati, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la quantità di casi, le categorie di casi e la quantità di utenti nel sistema, per scopi statistici o di ricerca al fine di migliorare le prestazioni del Sistema.
9.3
Il Cliente dichiara di possedere i diritti legali su tutti i suoi dati e su tutti i materiali caricati dal Cliente sul Sistema (a seconda dei casi) e che nessun dato del Cliente viola i diritti di terzi.
9.4
Il Cliente concede al Fornitore il diritto di utilizzare il logo del Cliente nei materiali di marketing, vendita, finanziari e di pubbliche relazioni e in altre comunicazioni esclusivamente per identificare il Cliente come tale.
10.1
Il Fornitore tratta i dati personali per conto del Cliente e le parti hanno stipulato un accordo sul trattamento dei dati relativo al trattamento dei dati personali da parte del Fornitore per conto del Cliente. Le parti sostengono che il Fornitore sia il “responsabile del trattamento” e il Cliente il “titolare del trattamento” ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR, General Data Protection Regulation o Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).
11.1
Nei limiti autorizzati dalla legge, le parti potranno di volta in volta, in relazione alle attività previste dal presente Accordo, rivelarsi reciprocamente informazioni riservate (“Informazioni riservate”). Ciascuna parte (Destinatario o Divulgatore) compirà ogni ragionevole sforzo per impedire la divulgazione a terzi di qualsiasi Informazione Riservata dell'altra parte, fermo restando che tale obbligo non si applica alle informazioni che:
11.2
Nel caso in cui le Informazioni riservate debbano essere divulgate ad un'autorità pubblica o ad un tribunale in base ad una norma di legge vincolante, ci si assicuri sempre che tale divulgazione avvenga solo nella misura richiesta e che il destinatario dia un preavviso sufficiente al divulgatore per consentirgli di opporsi a tale divulgazione e di ottenere un provvedimento ingiuntivo, se del caso.
11.3
A scanso di equivoci, qualsiasi Informazione Riservata relativa ad attività gestite dal Sistema o nel Sistema deve essere mantenuta in piena riservatezza per un tempo indeterminato. Per quanto riguarda i Dati personali, questi saranno gestiti in base all'Accordo sul trattamento dei dati stipulato tra le parti.
12.1
Gli scopi dei Servizi sono descritti nella clausola 1. Il Fornitore non garantisce che i Servizi siano privi di errori e funzionino senza interruzioni. Tuttavia, il Fornitore provvederà alla manutenzione continua del Sistema e dei relativi Servizi e farà del suo meglio per correggere gli errori nel Sistema entro un tempo ragionevole.
12.2
Altre garanzie, dichiarazioni e assicurazioni sono vincolanti per il Fornitore solo se concordate specificamente per iscritto.
13.1
Tutti i diritti di proprietà intellettuale del Sistema, compresi i documenti, le immagini, gli strumenti, i video e le guide contenuti nel Sistema, sono detenuti esclusivamente dal Fornitore, dai suoi licenziatari o dai suoi fornitori.
13.2
Il Fornitore indennizza il Cliente da qualsiasi reclamo da parte di terzi basato sull'affermazione che i Servizi violino i diritti di terzi. Il Cliente è tenuto a informare immediatamente per iscritto il Fornitore dell'esistenza e del contenuto di un reclamo e a lasciare la risoluzione del reclamo, compresi gli accordi presi al riguardo, interamente al Fornitore. La presente clausola non si applica all’IP del Cliente.
13.3
Il Cliente dovrà collaborare con il Fornitore nella difesa e nelle relative trattative di transazione, fornendo al Fornitore le informazioni appropriate e l'assistenza necessaria per tale difesa o transazione. Il Cliente ha diritto al rimborso delle spese legali in questo contesto. In caso di reclamo per violazione, il Fornitore avrà il diritto di procurare al Cliente il diritto di continuare a utilizzare i Servizi, ponendo fine alla violazione, o di interrompere il diritto di utilizzo dei Servizi da parte del Cliente con effetto immediato e di rimborsare al Cliente il canone di abbonamento pagato, deducendo la parte del Periodo precedente alla notifica della violazione. Il Cliente non ha ulteriori diritti di risarcimento relativi alla violazione di diritti di terzi.
14.1
La responsabilità del Fornitore è limitata alle perdite dirette del Cliente. È esclusa la responsabilità del Fornitore per perdite indirette, perdite conseguenti, perdita di profitti, perdita di risparmi, riduzione dell'avviamento, perdita dovuta a interruzione dell'attività, perdita dovuta a reclami dei clienti del Cliente. È altresì esclusa la responsabilità del Fornitore per la distruzione o la perdita di dati, indipendentemente da qualunque cosa in contrario, come descritto nell'Accordo sul Trattamento dei Dati Personali. La responsabilità del Fornitore sarà esclusa in ogni caso se le perdite sono causate dall'uso improprio dei Servizi da parte del Cliente, da dolo o da grave negligenza.
14.2
La responsabilità del Fornitore è limitata ad un importo pari al canone di abbonamento pagato per un anno (IVA esclusa). Il Cliente deve sempre denunciare la perdita e le relative prove al Fornitore per iscritto il prima possibile e non oltre 3 mesi dal verificarsi della perdita.
14.3
I limiti di responsabilità del Fornitore di cui alla presente clausola 14 si applicano nella misura massima consentita dalla legge applicabile. Le esclusioni e le limitazioni di cui alle clausole 14.1 e 14.2 cesseranno di essere applicate se la perdita è il risultato di una cattiva condotta o di una grave negligenza da parte del Fornitore.
15.1
Il periodo di abbonamento è di dodici (12) mesi (di seguito il "Periodo"), calcolato a partire dalla data di accettazione dei presenti Termini e condizioni da parte del Cliente. Il Periodo si rinnoverà automaticamente per periodi successivi di 12 mesi, a meno che il Cliente o il Fornitore non comunichino preventivamente per iscritto la cessazione dell'abbonamento in conformità con le Clausole 15.2 e 15.3.
15.2
Risoluzione senza causa: Il Cliente può recedere dall'abbonamento e dal diritto d'uso del Sistema con un preavviso di 30 giorni rispetto alla scadenza di un Periodo di validità, cfr. clausola 15.1. La disdetta deve essere comunicata per iscritto. Il Fornitore può porre fine al diritto di utilizzo dei Servizi da parte del Cliente con un preavviso di almeno 6 mesi rispetto alla scadenza del Periodo. In tal caso, il Fornitore rimborserà al Cliente i canoni prepagati corrispondenti alla parte non utilizzata del Periodo su base proporzionale ed eseguirà qualsiasi piano di uscita concordato.
15.3
Il Fornitore ha inoltre il diritto di interrompere il diritto d'uso del Sistema da parte del Cliente, se quest'ultimo viola in modo sostanziale i suoi obblighi ai sensi dei presenti Termini e condizioni, a meno che non si sia posto rimedio a tale violazione sostanziale entro 30 giorni dal ricevimento della notifica della violazione stessa.
16.1
Il Cliente ha diritto a ricevere i propri dati su un formato multimediale accessibile alla scadenza del Periodo. Inoltre, il Fornitore è tenuto a cancellare i dati del Cliente, compresi i dati personali, entro tre (3) mesi dalla scadenza del Periodo. Il Fornitore non ha diritto al pagamento dei servizi resi al Cliente in relazione alla scadenza dell'utilizzo del Sistema da parte del Cliente. Il Fornitore ha tuttavia il diritto di utilizzare i dati anonimizzati, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la quantità di attività di elaborazione, i fornitori, i task e la quantità di utenti nel sistema, per scopi statistici o di ricerca al fine di migliorare le prestazioni del Sistema, cfr. clausola 9.2.
17.1
L'Accordo e i presenti Termini e Condizioni rientrano nell’ambito della giurisdizione danese.
17.2
Qualsiasi controversia derivante da o in relazione all'Accordo e ai presenti Termini e Condizioni, comprese le controversie relative all'esistenza, alla validità o alla risoluzione dello stesso, sarà risolta dai tribunali danesi. Il foro competente sarà quello del Fornitore.