1.1
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Bereitstellung der Dienste („Dienste“) durch Formalize ApS (nachfolgend „Anbieter“) an den in diesen Bedingungen genannten Kunden (nachfolgend „Kunde“).
1.2 Der Anbieter bietet folgende Leistungen an:
Der Kunde hat das Recht, ausschließlich auf die in dem jeweils geltenden Angebot ausdrücklich aufgeführten Dienste zuzugreifen und diese zu nutzen, vorbehaltlich der Bedingungen dieser Vereinbarung.
1.3
Das Angebot („Quote“) stellt in seiner aktuellen Form und ohne die Notwendigkeit einer Unterschrift des Anbieters ein einseitiges, bindendes Angebot des Anbieters dar, das zusammen mit den darin verwiesenen rechtlichen Bestimmungen die Vereinbarung (nachfolgend „Vereinbarung“) zwischen dem Anbieter und dem Kunden bildet. Im Falle von Widersprüchen zwischen dem Angebot und diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen haben die Bestimmungen des Angebots Vorrang.
2.1
Das System ermöglicht dem Kunden die Verwaltung seiner Compliance-Prozesse und Erkenntnisse. Der Anbieter gewährt dem Kunden hiermit das Recht, das System auf der Grundlage dieser Geschäftsbedingungen zu nutzen. Die Dienste gelten als begonnen, sobald der Anbieter den Onboarding-Prozess einleitet. Das Nutzungsrecht ist auf die Benutzer des Kunden beschränkt. Dabei handelt es sich um Personen, die unter der Leitung des Kunden arbeiten, entweder durch einen Arbeitsvertrag geregelt, als Angestellte oder als unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler oder durch andere ähnliche vertragliche Vereinbarungen, für deren Handlungen der Kunde verantwortlich ist.
2.2
Der Kunde kann auf die übrigen Dienste des Systems zugreifen, einschließlich der Inhaltspakete. Der Kunde erkennt an, dass die bereitgestellten Inhaltspakete allgemeiner Natur sind und an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden im Hinblick auf die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften angepasst werden müssen.
2.3
Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für Probleme, Verluste oder Schäden, die aus der Nutzung der Inhaltspakete, des Systems im bestehenden Zustand („as-is“) oder dessen Anpassung durch den Kunden entstehen. Der Kunde trägt die volle Verantwortung für sämtliche Änderungen, Anpassungen oder Modifikationen, die an der Systemkonfiguration oder den Inhaltspaketen vorgenommen werden.
2.4
Der Anbieter wird nach bestem Wissen und Gewissen den Kunden dabei unterstützen, seine spezifischen Anforderungen im Rahmen der Spezifikationen, des Designs und der Funktionalitäten der Dienste zu erfüllen. Der Kunde erkennt an, dass es in seiner Verantwortung liegt, sicherzustellen, dass das System und die Inhaltspakete für den beabsichtigten Verwendungszweck geeignet sind.
3.1
Das System ist online verfügbar und der Zugriff auf das System kann über die meisten verfügbaren Browser erfolgen.
4.1
Alle Rechte zur Nutzung der Dienste, die im Rahmen dieser Vereinbarung gewährt werden, sind nicht exklusiv und nicht übertragbar. Dementsprechend darf der Kunde sein Nutzungsrecht am System weder ganz noch teilweise verteilen, unterlizenzieren, vermieten, pachten, verleihen, weiterverkaufen oder übertragen, es sei denn, der Anbieter hat dies ausdrücklich schriftlich gestattet.
4.2
Der Kunde verpflichtet sich, die Rechte Dritter stets sorgfältig und rechtmäßig zu wahren, insbesondere deren geistige Eigentumsrechte und persönliche Daten zu respektieren, keine Informationen in einer Weise zu verbreiten, die gegen das Gesetz verstößt und/oder unbefugten Zugriff auf das System zu gewähren.
4.3
Der Kunde darf die Dienste nur in Übereinstimmung mit diesen Geschäftsbedingungen nutzen und der Kunde darf das System insbesondere nicht zurückentwickeln, dekompilieren oder disassemblieren oder dies versuchen und keine technischen Einschränkungen des Systems oder Beschränkungen in der Systemdokumentation umgehen.
4.4
Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Einhaltung von Ziffer 4 jederzeit zu überprüfen und den Zugang des Kunden zum System zu sperren, wenn ein Verstoß gegen Ziffer 4 vorliegt. Der Anbieter ist ferner berechtigt, den Zugang des Kunden zum System zu sperren, wenn der Kunde sein Abonnement auch nach der ersten Zahlungserinnerung nicht bezahlt.
5.1
Der Anbieter kann den Inhalt oder den Umfang der Dienste ändern. Falls der Anbieter wesentliche Änderungen vornehmen möchte, die zu einer Änderung der aktuellen Abläufe des Kunden führen könnten, wird der Anbieter den Kunden so früh wie möglich, jedoch spätestens einen (1) Monat vor der Umsetzung solcher Änderungen, darüber informieren. Ungeachtet Klausel 15.2 ist der Kunde berechtigt, die Vereinbarung nach vollständiger Umsetzung der Änderung zu kündigen und eine Erstattung der verbleibenden, bereits gezahlten Lizenzgebühr für die restliche Laufzeit zu erhalten.
5.2
Der Kunde kann Wünsche zur Änderung des Umfangs oder Inhalts der Dienste äußern. Der Anbieter ist jedoch nicht verpflichtet, die Dienste entsprechend den Wünschen des Kunden anzupassen.
6.1
Der Kunde zahlt die vereinbarten Preise, die im Angebot aufgeführt sind. Die Preise können jährlich entsprechend den geltenden Preisen, die im Angebot aufgeführt sind, angepasst werden. Die Preisanpassung darf jedoch 10 Prozent nicht überschreiten.
6.2
Die Zahlung erfolgt für eine Laufzeit gemäß Klausel 15. Die Zahlung für die Dienste wird jährlich im Voraus vor Beginn einer Laufzeit in Rechnung gestellt. Die erste Laufzeit wird jedoch bei Unterzeichnung der Vereinbarung in Rechnung gestellt.
6.3
Zahlungen sind spätestens 14 Tage nach Erhalt der Rechnung des Anbieters durch den Kunden zu leisten. Bei verspäteter Zahlung ist der Anbieter berechtigt, Zinsen auf den ausstehenden Betrag zu erheben. Sofern nicht anders vereinbart, beträgt der Zinssatz 8 % über dem Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB), festgelegt gemäß der Richtlinie über verspätete Zahlungen (2011/7/EU). Die Zinsen werden monatlich auf den ausstehenden Betrag berechnet, bis die vollständige Zahlung erfolgt ist.
6.4
Falls der Kunde vom Anbieter verlangt, eine Bestellung („Purchase Order“ oder „PO“) zu unterzeichnen, dient diese ausschließlich administrativen Zwecken und ändert, modifiziert oder ersetzt keine Bestimmungen oder Bedingungen dieser Vereinbarung.
7.1
Der Anbieter ist bestrebt, sicherzustellen, dass das System jederzeit verfügbar ist. Das System kann jedoch aufgrund präventiver, korrigierender oder adaptiver Wartungsmaßnahmen oder anderer im Voraus angekündigter Servicearbeiten des Anbieters sowie aufgrund von Umständen, die außerhalb der Kontrolle des Anbieters liegen, vorübergehend nicht verfügbar sein. Der Anbieter wird sich bemühen, den Kunden im Voraus über alle Umstände zu informieren, die die Verfügbarkeit des Systems beeinträchtigen könnten.
7.2
Der Anbieter stellt während der Laufzeit der Vereinbarung technischen Support für das System bereit. Der Support kann per E-Mail oder Telefon innerhalb der regulären Arbeitszeiten des Anbieters erfolgen. Supportanfragen werden innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet, jedoch übernimmt der Anbieter keine Garantie für eine bestimmte Reaktionszeit. Jegliche spezifische Vereinbarung über Reaktionszeiten muss schriftlich getroffen werden und wird als Anhang der Vereinbarung oder diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen beigefügt.
7.3
Falls der Kunde zusätzliche Wartungsleistungen, eine erweiterte Support-Abdeckung oder spezifische Service-Level-Verpflichtungen, einschließlich garantierter Reaktionszeiten, benötigt, können die Parteien solche Bedingungen gesondert schriftlich vereinbaren. Eine solche Vereinbarung wird in einer Service-Level-Vereinbarung (SLA) oder in einem anderen schriftlichen Dokument festgehalten, das als Anhang der Vereinbarung oder diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen beigefügt wird.
8.1
Der Anbieter erstellt Sicherungskopien der ihm vorliegenden Daten des Kunden. Diese Sicherungskopien werden mit der gebotenen Sorgfalt und gemäß den aktuellen organisatorischen und technischen Sicherheitsstandards des Anbieters aufbewahrt. Der Anbieter verpflichtet sich, die Sicherungskopie für mindestens drei Monate aufzubewahren. Sämtliche Kopien der Kundendaten werden spätestens drei Monate nach Beendigung der Vereinbarung gelöscht.
9.1
Der Kunde erkennt an, dass er weder Eigentumsrechte noch sonstige Rechte an den Diensten besitzt, außer dem Recht, die Dienste zu nutzen und darauf zuzugreifen. Der Anbieter und seine Lizenzgeber besitzen und behalten sämtliche Rechte, Titel und Interessen an ihrem geistigen Eigentum jeglicher Art, einschließlich aller Erfindungen (ob patentiert oder nicht), Urheberrechte und Werke der Autorschaft (unabhängig davon, ob sie urheberrechtlich registriert sind oder nicht), Softwareanwendungen, Routinen, Quell- und Objektcode, Algorithmen, APIs, Prozesse und Workflows sowie aller Verbesserungen, Erweiterungen, Ableitungen oder Modifikationen der vorgenannten Elemente, die vom Anbieter im Zusammenhang mit den Diensten entwickelt wurden oder werden.
9.2
Die Daten des Kunden, abgeleitete Werke sowie zulässige Konfigurationen, die der Kunde am System vorgenommen hat („Kunden-IP“), sind Eigentum des Kunden. Der Anbieter ist nicht berechtigt, die Daten des Kunden ohne Anweisung des Kunden zu kopieren oder zu löschen, unbeschadet der Bestimmungen in den Klauseln 8 und 16 zur Löschung und Sicherung von Daten. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, anonymisierte Daten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Anzahl der Fälle, Fallkategorien und die Anzahl der Nutzer im System, für statistische oder Forschungszwecke zu verwenden, um die Systemleistung zu verbessern.
9.3
Der Kunde sichert zu, dass er über die rechtlichen Rechte an sämtlichen seinen Daten sowie an allen vom Kunden in das System hochgeladenen Materialien (falls zutreffend) verfügt und dass keine Kundendaten die Rechte Dritter verletzen.
9.4
Der Kunde gewährt dem Anbieter das Recht, das Kundenlogo in Marketing-, Vertriebs-, Finanz- und Öffentlichkeitsarbeitsmaterialien sowie in anderen Mitteilungen ausschließlich zur Identifizierung des Kunden als Kunden zu verwenden.
10.1
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, und die Parteien haben eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter im Auftrag des Kunden getroffen. Die Parteien halten fest, dass der Anbieter als „Auftragsverarbeiter“ und der Kunde als „Verantwortlicher“ im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) gilt.
11.1
Soweit gesetzlich zulässig, können die Parteien im Zusammenhang mit der in dieser Vereinbarung vorgesehenen Zusammenarbeit vertrauliche Informationen („Vertrauliche Informationen“) von Zeit zu Zeit gegenseitig offenlegen. Jede Partei (Empfänger oder Offenlegender) wird angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Weitergabe vertraulicher Informationen der anderen Partei an Dritte zu verhindern, wobei diese Verpflichtung nicht für Informationen gilt, die:
11.2
Falls die Offenlegung vertraulicher Informationen gegenüber einer Behörde oder einem Gericht aufgrund einer zwingenden gesetzlichen Vorschrift erforderlich ist, darf diese Offenlegung nur im erforderlichen Umfang erfolgen. Der Empfänger der Offenlegung muss dem Offenlegenden rechtzeitig vorher Bescheid geben, damit dieser die Möglichkeit hat, der Offenlegung zu widersprechen und gegebenenfalls eine einstweilige Verfügung zu erwirken.
11.3
Zur Vermeidung von Missverständnissen muss jegliche vertrauliche Information, die sich auf Aktivitäten bezieht, die im oder durch das System verarbeitet werden, dauerhaft und uneingeschränkt vertraulich behandelt werden. Personenbezogene Daten sind gemäß der zwischen den Parteien vereinbarten Vereinbarung zur Datenverarbeitung zu verwalten.
12.1
Der Zweck der Dienste ist in Klausel 1 beschrieben. Der Anbieter garantiert nicht, dass die Dienste fehlerfrei sind und ohne Unterbrechung funktionieren. Der Anbieter ist jedoch verpflichtet, das System und die damit verbundenen Dienste kontinuierlich zu warten und sich nach besten Kräften zu bemühen, Fehler im System innerhalb einer angemessenen Frist zu beheben.
12.2
Andere Garantien, Zusicherungen und Gewährleistungen sind für den Anbieter nur bindend, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.
13.1
Alle geistigen Eigentumsrechte am System, einschließlich Dokumenten, Bildern, Tools, Videos und Anleitungen, die im System enthalten sind, liegen ausschließlich beim Anbieter, seinen Lizenzgebern oder seinen Lieferanten.
13.2
Der Anbieter stellt den Kunden von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf der Behauptung beruhen, dass die Dienste Rechte Dritter verletzen. Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich schriftlich über das Bestehen und den Inhalt eines solchen Anspruchs zu informieren und die Beilegung des Anspruchs, einschließlich aller diesbezüglichen Vereinbarungen, vollständig dem Anbieter zu überlassen. Diese Klausel gilt nicht für das geistige Eigentum des Kunden.
13.3
Der Kunde ist verpflichtet, mit dem Anbieter bei der Verteidigung und etwaigen Vergleichsverhandlungen zusammenzuarbeiten, indem er dem Anbieter geeignete Informationen und die erforderliche Unterstützung für die Verteidigung oder den Vergleich zur Verfügung stellt. Der Kunde hat in diesem Zusammenhang Anspruch auf Erstattung der angefallenen Rechtskosten.
Im Falle eines Verletzungsanspruchs ist der Anbieter berechtigt, dem Kunden entweder das Recht zur fortgesetzten Nutzung der Dienste zu verschaffen, indem er die Verletzung beendet, oder das Nutzungsrecht des Kunden an den Diensten mit sofortiger Wirkung zu beenden und dem Kunden die gezahlte Abonnementgebühr unter Abzug des Zeitraums der Laufzeit vor der Mitteilung der Verletzung zu erstatten. Der Kunde hat darüber hinaus keinen weiteren Anspruch auf Entschädigung im Zusammenhang mit der Verletzung von Rechten Dritter.
14.1
Die Haftung des Anbieters ist auf direkte Verluste des Kunden beschränkt. Die Haftung des Anbieters für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, reduzierte Geschäftswerte, Verluste aufgrund von Betriebsunterbrechungen oder Verluste infolge von Ansprüchen der Kunden des Kunden ist ausgeschlossen. Ebenso ist die Haftung des Anbieters für die Zerstörung oder den Verlust von Daten ausgeschlossen, ungeachtet anderslautender Bestimmungen in der Vereinbarung zur Datenverarbeitung personenbezogener Daten. Die Haftung des Anbieters ist in jedem Fall ausgeschlossen, wenn die Verluste durch eine missbräuchliche Nutzung der Dienste durch den Kunden, vorsätzliches Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden.
14.2
Die Haftung des Anbieters ist auf einen Betrag in Höhe der für ein Jahr gezahlten Abonnementgebühr (ohne Mehrwertsteuer) begrenzt. Der Kunde muss den Schaden sowie die zugehörigen Nachweise stets so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 3 Monaten nach Eintritt des Schadens, schriftlich beim Anbieter melden.
14.3
Die in dieser Klausel 14 festgelegten Haftungsbeschränkungen des Anbieters gelten im größtmöglichen Umfang, der nach geltendem Recht zulässig ist. Die in Klausel 14.1 und 14.2 genannten Ausschlüsse und Beschränkungen finden keine Anwendung, wenn der Schaden auf vorsätzliches Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit seitens des Anbieters zurückzuführen ist.
15.1
Die Abonnementlaufzeit beträgt zwölf (12) Monate (nachfolgend die „Laufzeit“), gerechnet ab dem Datum der Annahme dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen durch den Kunden. Die Laufzeit verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern nicht entweder der Kunde oder der Anbieter eine vorherige schriftliche Kündigung gemäß Klausel 15.2 und 15.3 erklärt.
15.2
Kündigung ohne Angabe von Gründen: Der Kunde kann sein Abonnement und sein Nutzungsrecht für das System mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende einer Laufzeit kündigen, siehe Klausel 15.1. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Der Anbieter kann das Nutzungsrecht des Kunden an den Diensten mit einer Frist von mindestens 6 Monaten zum Ende einer Vertragslaufzeit kündigen.In einem solchen Fall ist der Anbieter verpflichtet, dem Kunden bereits im Voraus gezahlte Gebühren für den ungenutzten Teil der Vertragslaufzeit anteilig zu erstatten und einen gegebenenfalls vereinbarten Ausstiegspläne umzusetzen.
15.3
Der Anbieter ist ferner berechtigt, das Nutzungsrecht des Kunden am System zu beenden, wenn dieser eine wesentliche Pflichtverletzung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen begeht, es sei denn, die wesentliche Pflichtverletzung wurde innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt einer Mitteilung über die Verletzung behoben.
16.1
Der Kunde hat das Recht, seine Daten nach Ablauf der Vertragslaufzeit in einem zugänglichen Medienformat zu erhalten. Darüber hinaus ist der Anbieter verpflichtet, die Daten des Kunden, einschließlich personenbezogener Daten, spätestens drei (3) Monate nach Ablauf der Vertragslaufzeit zu löschen. Der Anbieter hat keinen Anspruch auf eine Vergütung für die von ihm im Zusammenhang mit dem Ablauf der Nutzung des Systems durch den Kunden erbrachten Leistungen. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, anonymisierte Daten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Anzahl der Verarbeitungsaktivitäten, Lieferanten, Aufgaben und Anzahl der Nutzer im System, für statistische oder Forschungszwecke zu verwenden, um die Leistung des Systems zu verbessern, vgl. Klausel 9.2.
17.1
Der Vertrag und diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen dänischem Recht.
17.2
Sämtliche Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit der Vereinbarung und diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergeben, einschließlich Streitigkeiten über deren Existenz, Gültigkeit oder Kündigung, werden von dänischen Gerichten beigelegt. Gerichtsstand ist der Gerichtsstand des Anbieters.
