1.1
Diese Geschäftsbedingungen regeln die Erbringung der Dienstleistungen (die „Dienstleistungen“) durch Formalize ApS (nachfolgend der „Anbieter“) für den darin angegebenen Kunden (nachfolgend der „Kunde“).
1.2 Der Anbieter bietet die folgenden Dienstleistungen an:
Der Kunde hat das Recht, nur auf diejenigen Dienstleistungen zuzugreifen und diese zu nutzen, die ausdrücklich im jeweils gültigen Angebot aufgeführt sind, vorbehaltlich der Bedingungen dieser Vereinbarung.
1.3
Das Angebot stellt in seiner aktuellen Form und ohne die Notwendigkeit einer Unterschrift des Anbieters ein einseitiges, verbindliches Angebot des Anbieters dar, das zusammen mit allen darin referenzierten rechtlichen Bestimmungen die Vereinbarung zwischen dem Anbieter und dem Kunden bildet.
Im Falle von Widersprüchen zwischen dem Angebot und diesen Geschäftsbedingungen haben die Bestimmungen des Angebots Vorrang.
2.1
Das System ermöglicht es dem Kunden, seine Compliance-Prozesse und Erkenntnisse zu verwalten. Der Anbieter gewährt dem Kunden hiermit das Recht, das System auf Grundlage dieser Geschäftsbedingungen zu nutzen.
Die Dienstleistungen gelten als aufgenommen, sobald der Anbieter die erste Kommunikation zur Einleitung des Onboarding-Prozesses durchgeführt hat.
Das Nutzungsrecht ist auf die Benutzer des Kunden beschränkt. Dabei handelt es sich um Personen, die unter der Weisung des Kunden handeln – entweder im Rahmen eines Arbeitsvertrags als Angestellte oder als unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler oder über andere ähnliche Vereinbarungen, bei denen der Kunde für deren Handlungen verantwortlich ist.
2.2
Der Kunde kann auf weitere Dienstleistungen des Systems zugreifen, wie beispielsweise die Inhaltspakete. Der Kunde erkennt an, dass die bereitgestellten Inhaltspakete allgemeiner Natur sind und an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden in Bezug auf die Einhaltung der relevanten gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden müssen.
2.3
Der Anbieter ist nicht verantwortlich für Probleme, Verluste oder Schäden, die aus der Nutzung der Inhaltspakete, des Systems im Ist-Zustand oder dessen Anpassung durch den Kunden entstehen. Der Kunde übernimmt die volle Verantwortung für alle Änderungen, Anpassungen oder Modifikationen, die an der Systemkonfiguration oder an den Inhaltspaketen vorgenommen werden.
2.4
Der Anbieter wird nach bestem Ermessen den Kunden dabei unterstützen, seine spezifischen Anforderungen unter Berücksichtigung der Spezifikationen, des Designs und der Funktionalitäten der Dienstleistungen zu erfüllen. Der Kunde erkennt an, dass es in seiner Verantwortung liegt, sicherzustellen, dass das System und die Inhaltspakete für den beabsichtigten Verwendungszweck geeignet sind.
3.1
Das System ist online verfügbar, und der Zugriff darauf kann über die meisten gängigen Browser erfolgen.
4.1
Alle im Rahmen dieser Vereinbarung gewährten Nutzungsrechte an den Dienstleistungen sind nicht-exklusiv und nicht übertragbar. Dementsprechend darf der Kunde, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vom Anbieter genehmigt, sein Nutzungsrecht am System weder ganz noch teilweise vertreiben, unterlizenzieren, vermieten, verpachten, verleihen, weiterverkaufen oder übertragen.
4.2
Der Kunde hat jederzeit mit der gebotenen Sorgfalt und im Einklang mit dem Gesetz gegenüber den Rechten Dritter zu handeln, insbesondere indem er deren geistige Eigentumsrechte und personenbezogene Daten respektiert, keine Informationen in rechtswidriger Weise verbreitet und/oder keinen unbefugten Zugriff auf das System gewährt.
4.3
Der Kunde darf die Dienstleistungen nur in Übereinstimmung mit diesen Geschäftsbedingungen nutzen und insbesondere das System weder zurückentwickeln, dekompilieren oder disassemblieren noch versuchen, dies zu tun. Ebenso darf der Kunde keine technischen Einschränkungen im System umgehen oder gegen in der Systemdokumentation festgelegte Beschränkungen verstoßen.
4.4
Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Einhaltung von Klausel 4 jederzeit zu überprüfen und den Zugriff des Kunden auf das System zu sperren, wenn ein Verstoß gegen Klausel 4 vorliegt. Darüber hinaus ist der Anbieter berechtigt, den Zugriff des Kunden auf das System zu sperren, wenn der Kunde sein Abonnement nach der ersten Zahlungserinnerung wegen verspäteter Zahlung nicht begleicht.
5.1
Der Anbieter kann den Inhalt oder den Umfang der Dienstleistungen ändern. Falls der Anbieter wesentliche Änderungen vornehmen möchte, die zu einer Änderung der aktuellen Verfahren des Kunden führen könnten, wird der Anbieter den Kunden so früh wie möglich, jedoch spätestens einen (1) Monat vor der Umsetzung solcher Änderungen, informieren. Ungeachtet von Klausel 15.2 ist der Kunde berechtigt, die Vereinbarung nach vollständiger Umsetzung der Änderung zu kündigen und eine Erstattung der verbleibenden, bereits gezahlten Lizenzgebühr für die Laufzeit zu erhalten.
5.2
Der Kunde kann Wünsche zur Änderung des Umfangs oder des Inhalts der Dienstleistungen äußern. Der Anbieter ist jedoch nicht verpflichtet, die Dienstleistungen entsprechend den Wünschen des Kunden anzupassen.
6.1
Der Kunde zahlt die in der Angebotsunterlage festgelegten vereinbarten Preise. Die Preise können jährlich gemäß den in der Angebotsunterlage angegebenen aktuellen Preisen angepasst werden. Die Preisanpassung darf jedoch 10 Prozent nicht überschreiten.
6.2
Die Zahlung erfolgt für eine Laufzeit gemäß Klausel 15. Die Zahlung für die Dienstleistungen wird jährlich vor Beginn einer Laufzeit in Rechnung gestellt. Die erste Laufzeit wird jedoch bei Unterzeichnung der Vereinbarung in Rechnung gestellt.
6.3
Die Zahlungen sind spätestens 14 Tage nach Erhalt der Rechnung des Anbieters durch den Kunden zu leisten.
Im Falle verspäteter Zahlung kann der Anbieter Zinsen auf den ausstehenden Betrag erheben. Sofern nicht anders vereinbart, beträgt der Zinssatz 8 % über dem Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB), wie in der Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) festgelegt. Die Zinsen werden monatlich auf den ausstehenden Betrag berechnet, bis die vollständige Zahlung eingegangen ist.
6.4
Falls der Kunde vom Anbieter verlangt, eine Bestellanforderung („Purchase Order“, PO) zu unterzeichnen, dient die Bestellanforderung ausschließlich administrativen Zwecken und ändert, modifiziert oder ersetzt keine der in dieser Vereinbarung festgelegten Bedingungen.
7.1
Der Anbieter ist bestrebt, sicherzustellen, dass das System jederzeit verfügbar ist. Allerdings kann das System aufgrund von präventiver, korrektiver oder adaptiver Wartung oder anderen im Voraus vom Anbieter angekündigten Servicearbeiten sowie aufgrund von Umständen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen, vorübergehend nicht verfügbar sein. Der Anbieter wird sich bemühen, den Kunden im Voraus über alle Umstände zu informieren, die die Verfügbarkeit des Systems beeinträchtigen könnten.
7.2
Der Anbieter stellt während der Laufzeit der Vereinbarung technischen Support in Bezug auf das System bereit. Der Support kann per E-Mail oder Telefon während der regulären Arbeitszeiten des Anbieters erfolgen. Supportanfragen werden innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet. Der Anbieter gewährleistet jedoch keine bestimmte Reaktionszeit. Jede spezifische Vereinbarung über Reaktionszeiten muss schriftlich getroffen und als Anhang zur Vereinbarung oder zu diesen Geschäftsbedingungen hinzugefügt werden.
7.3
Falls der Kunde zusätzliche Wartungsleistungen, eine erweiterte Supportabdeckung oder spezifische Service-Level-Verpflichtungen, einschließlich garantierter Reaktionszeiten, benötigt, können die Parteien solche Bedingungen gesondert schriftlich vereinbaren.
Eine solche Vereinbarung wird in einer Service Level Agreement (SLA) oder in einem anderen schriftlichen Dokument festgehalten, das als Anhang zur Vereinbarung oder zu diesen Geschäftsbedingungen hinzugefügt wird.
8.1
Der Anbieter erstellt Sicherungskopien der Daten des Kunden, die sich in seinem Besitz befinden. Die Sicherungskopien werden mit der gebotenen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den geltenden organisatorischen und technischen Sicherheitsstandards des Anbieters aufbewahrt. Der Anbieter bewahrt die Sicherungskopie für mindestens drei Monate auf. Alle Kopien der Kundendaten werden spätestens drei Monate nach Beendigung der Vereinbarung gelöscht.
9.1
Der Kunde erkennt an, dass er keine Eigentumsrechte oder sonstigen Rechte an den Dienstleistungen besitzt, außer dem Recht auf Nutzung und Zugriff auf die Dienstleistungen.
Der Anbieter und seine Lizenzgeber besitzen und behalten sämtliche Rechte, Titel und Interessen an sämtlichem geistigen Eigentum jeglicher Art, einschließlich aller Erfindungen (unabhängig davon, ob sie patentiert sind oder nicht), Urheberrechte und Werke (unabhängig davon, ob sie urheberrechtlich registriert sind oder nicht), Softwareanwendungen, Routinen, Quell- und Objektcode, Algorithmen, APIs, Prozesse und Workflows sowie aller Verbesserungen, Erweiterungen, Ableitungen oder Modifikationen der vorgenannten Elemente, die vom Anbieter im Zusammenhang mit den Dienstleistungen entwickelt wurden oder werden.
9.2
Die Daten des Kunden, abgeleitete Werke sowie zulässige Konfigurationen, die der Kunde am System vornimmt, sind Eigentum des Kunden („Kunden-IP“). Der Anbieter ist nicht berechtigt, die Daten des Kunden ohne Anweisung des Kunden zu kopieren oder zu löschen, unbeschadet der Bestimmungen in Klausel 8 und 16 zur Löschung und Sicherung. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, anonymisierte Daten zu verwenden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, die Anzahl der Verarbeitungsvorgänge, Lieferanten, Aufgaben und die Anzahl der Nutzer im System, zu statistischen oder Forschungszwecken, um die Leistung des Systems zu verbessern.
9.3
Der Kunde sichert zu, dass er über die rechtlichen Rechte an sämtlichen eigenen Daten sowie an allen vom Kunden in das System hochgeladenen Materialien (je nach Fall) verfügt und dass keine Kundendaten die Rechte Dritter verletzen.
9.4
Der Kunde gewährt dem Anbieter das Recht, das Logo des Kunden in Marketing-, Vertriebs-, Finanz- und PR-Materialien sowie in anderen Kommunikationsmitteln ausschließlich zur Identifizierung des Kunden als Kunde zu verwenden.
10.1
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, und die Parteien haben eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter im Namen des Kunden regelt.
Die Parteien stellen fest, dass der Anbieter im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) der „Auftragsverarbeiter“ und der Kunde der „Verantwortliche“ ist.
11.1
Soweit gesetzlich zulässig, können die Parteien von Zeit zu Zeit im Zusammenhang mit der im Rahmen dieser Vereinbarung vorgesehenen Zusammenarbeit vertrauliche Informationen aneinander weitergeben („Vertrauliche Informationen“). Jede Partei (Empfänger oder Offenlegende Partei) wird angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Offenlegung vertraulicher Informationen der anderen Partei gegenüber Dritten zu verhindern, wobei diese Verpflichtung nicht für Informationen gilt, die:
11.2
Falls vertrauliche Informationen aufgrund einer zwingenden gesetzlichen Vorschrift einer Behörde oder einem Gericht offengelegt werden müssen, darf diese Offenlegung nur in dem erforderlichen Umfang erfolgen. Der Empfänger hat der offenlegenden Partei ausreichend im Voraus Mitteilung zu machen, damit diese der Offenlegung widersprechen und gegebenenfalls eine einstweilige Verfügung erwirken kann.
11.3
Zur Vermeidung von Missverständnissen muss jegliche vertrauliche Information, die sich auf im oder durch das System verarbeitete Aktivitäten bezieht, dauerhaft streng vertraulich behandelt werden. Personenbezogene Daten sind gemäß der zwischen den Parteien geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu verwalten.
12.1
Der Zweck der Dienstleistungen ist in Klausel 1 beschrieben. Der Anbieter garantiert nicht, dass die Dienstleistungen fehlerfrei sind und ohne Unterbrechung funktionieren. Der Anbieter wird jedoch das System und die damit verbundenen Dienstleistungen kontinuierlich warten und sich nach besten Kräften bemühen, Fehler im System innerhalb einer angemessenen Frist zu beheben.
12.2
Andere Garantien, Zusicherungen und Gewährleistungen sind für den Anbieter nur dann verbindlich, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.
13.1
Alle geistigen Eigentumsrechte am System, einschließlich der darin enthaltenen Dokumente, Bilder, Tools, Videos und Anleitungen, liegen ausschließlich beim Anbieter, seinen Lizenzgebern oder seinen Lieferanten.
13.2
Der Anbieter stellt den Kunden von jeglichen Ansprüchen Dritter frei, die auf der Behauptung beruhen, dass die Dienstleistungen die Rechte Dritter verletzen. Der Kunde hat den Anbieter unverzüglich schriftlich über das Bestehen und den Inhalt eines solchen Anspruchs zu informieren und die Beilegung des Anspruchs, einschließlich aller damit verbundenen Vereinbarungen, vollständig dem Anbieter zu überlassen. Diese Klausel gilt nicht für das geistige Eigentum des Kunden („Customer’s IP“).
13.3
Der Kunde ist verpflichtet, mit dem Anbieter bei der Verteidigung und etwaigen Vergleichsverhandlungen zusammenzuarbeiten, indem er dem Anbieter angemessene Informationen und jegliche erforderliche Unterstützung für die Verteidigung oder Beilegung bereitstellt. Der Kunde hat in diesem Zusammenhang Anspruch auf Erstattung der Anwaltskosten. Im Falle eines Anspruchs wegen Rechtsverletzung ist der Anbieter berechtigt, entweder dem Kunden das Recht auf fortgesetzte Nutzung der Dienstleistungen zu verschaffen, indem er die Rechtsverletzung beseitigt, oder das Nutzungsrecht des Kunden an den Dienstleistungen mit sofortiger Wirkung zu beenden und dem Kunden die bereits gezahlte Abonnementgebühr unter Abzug des Anteils für die Laufzeit bis zur Mitteilung der Rechtsverletzung zu erstatten. Der Kunde hat darüber hinaus keine weiteren Ansprüche auf Entschädigung im Zusammenhang mit der Verletzung von Rechten Dritter.
14.1
Die Haftung des Anbieters ist auf direkte Verluste des Kunden beschränkt. Die Haftung des Anbieters für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, geminderten „Goodwill”, Schaden aufgrund von Betriebsunterbrechungen oder Schäden infolge von Ansprüchen der des Kunden ist ausgeschlossen. Die Haftung des Anbieters für die Zerstörung oder den Verlust von Daten ist ebenfalls ausgeschlossen, unbeschadet anderslautender Bestimmungen in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für personenbezogene Daten. Die Haftung des Anbieters ist in jedem Fall ausgeschlossen, wenn die Verluste auf eine missbräuchliche Nutzung der Dienstleistungen durch den Kunden, vorsätzliches Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind.
14.2
Die Haftung des Anbieters ist auf einen Betrag begrenzt, der der für ein Jahr gezahlten Abonnementgebühr (ohne Mehrwertsteuer) entspricht. Der Kunde muss den Verlust sowie entsprechende Nachweise so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Monaten nach dessen Eintritt, schriftlich beim Anbieter melden.
14.3
Die in dieser Klausel 14 festgelegten Haftungsbeschränkungen gelten im größtmöglichen, nach geltendem Recht zulässigem Umfang. Die in Klausel 14.1 und 14.2 genannten Ausschlüsse und Haftungsbeschränkungen entfallen, wenn der Verlust auf vorsätzliches Fehlverhalten oder grobe Fahrlässigkeit des Anbieters zurückzuführen ist.
15.1
Die Abonnementlaufzeit beträgt zwölf (12) Monate (nachfolgend die „Laufzeit“), berechnet ab dem Datum der Annahme dieser Geschäftsbedingungen durch den Kunden. Die Laufzeit wird automatisch für jeweils weitere 12 Monate verlängert, es sei denn, der Kunde oder der Anbieter kündigt vorher schriftlich gemäß Klausel 15.2 und 15.3.
15.2
Kündigung ohne Angabe von Gründen: Der Kunde kann sein Abonnement und sein Nutzungsrecht am System mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen zum Ende einer Laufzeit gemäß Klausel 15.1 kündigen. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Der Anbieter kann das Nutzungsrecht des Kunden an den Dienstleistungen mit einer Kündigungsfrist von mindestens 6 Monaten vor dem Ende einer Laufzeit kündigen. In diesem Fall erstattet der Anbieter dem Kunden alle im Voraus gezahlten Gebühren, die dem nicht genutzten Teil der Laufzeit anteilig entsprechen, und führt einen etwaigen vereinbarten Ausstiegsplan durch.
15.3
Der Anbieter ist ferner berechtigt, das Nutzungsrecht des Kunden am System zu beenden, wenn der Kunde eine erhebliche Verletzung seiner Pflichten aus diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen begeht und diese Verletzung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt einer entsprechenden Mitteilung behoben wird.
16.1
Der Kunde ist berechtigt, seine Daten in einem zugänglichen Medienformat nach Ablauf der Laufzeit zu erhalten. Darüber hinaus ist der Anbieter verpflichtet, die Daten des Kunden, einschließlich personenbezogener Daten, spätestens drei (3) Monate nach Ablauf der Laufzeit zu löschen. Der Anbieter hat keinen Anspruch auf eine Zahlung für die ihm im Zusammenhang mit dem Ablauf des Nutzungsrechts des Kunden am System erbrachten Dienstleistungen. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, anonymisierte Daten zu verwenden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, die Anzahl der Verarbeitungsvorgänge, Lieferanten, Aufgaben und die Anzahl der Nutzer im System, zu statistischen oder Forschungszwecken, um die Leistung des Systems zu verbessern, vgl. Klausel 9.2.
17.1
Die Vereinbarung und diese Geschäftsbedingungen unterliegen dem dänischen Recht.
17.2
Jegliche Streitigkeit, die sich aus oder im Zusammenhang mit der Vereinbarung und diesen Geschäftsbedingungen ergibt, einschließlich Streitigkeiten über deren Bestehen, Gültigkeit oder Beendigung, wird durch die dänischen Gerichte entschieden. Der Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.