1.1
Disse vilkår og betingelser regulerer leveringerne af tjenesterne ("Tjenesterne") af Formalize ApS (herefter "Udbyderen") til kunden angivet deri (herefter "Kunden").
1.2 Udbyderen tilbyder følgende tjenester:
Kunden har kun ret til at få adgang til og bruge de tjenester, der er udtrykkeligt angivet i det gældende tilbud, underlagt vilkårene og betingelserne i denne aftale.
1.3
Tilbuddet skal i sin nuværende form og uden at kræve underskrift fra udbyderen udgøre et ensidigt, bindende tilbud afgivet af udbyderen, som sammen med eventuelle juridiske vilkår heri udgør aftalen (herefter "aftalen") mellem udbyderen og kunden. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem tilbuddet og disse vilkår og betingelser, har vilkårene for tilbuddet forrang.
2.1
Systemet gør det muligt for kunden at styre deres compliance-processer og indsigt. Udbyderen giver hermed kunden ret til at bruge systemet baseret på disse vilkår og betingelser. Tjenesterne skal anses for at være påbegyndt ved udbyderens første kommunikation, der initierer onboarding-processen. Brugsretten er begrænset til Kundens Brugere, disse er personer, der opererer i henhold til Kundens ledelse, enten reguleret af en ansættelsesaftale, som ansatte, eller engageret som selvstændige entreprenører, freelancere eller gennem andre lignende kontraktlige arrangementer, hvor Kunden er ansvarlig for deres handlinger.
2.2
Kunden kan få adgang til resten af tjenesterne fra systemet, såsom indholdspakkerne. Kunden anerkender, at de leverede indholdspakker er generiske og skal tilpasses til at imødekomme kundens specifikke behov og krav med hensyn til overholdelse af den relevante lovgivning.
2.3
Udbyderen er ikke ansvarlig for eventuelle problemer, tab eller skader, der opstår som følge af kundens brug af indholdspakkerne, systemet som det er eller dets tilpasning. Kunden påtager sig det fulde ansvar for eventuelle ændringer, tilpasninger eller tilpasninger foretaget af systemkonfigurationen eller indholdspakkerne.
2.4
Udbyderen vil, efter bedste evne, hjælpe kunden med at opnå deres specifikke behov fra tid til anden under hensyntagen til tjenesternes specifikationer, design og funktionaliteter. Kunden anerkender, at det er deres ansvar at sikre, at System- og Indholdspakkerne er egnede til deres tilsigtede brug.
3.1
Systemet er tilgængeligt online, og adgang til systemet kan etableres ved brug af de fleste tilgængelige browsere.
4.1
Alle rettigheder til brugen af de tjenester, der er givet i henhold til denne aftale, er ikke-eksklusive og kan ikke overdrages. Medmindre det er udtrykkeligt skriftligt tilladt af Udbyderen, må Kunden derfor ikke distribuere, underlicensere, udleje, lease, udlåne, videresælge eller overdrage sin brugsret til Systemet, helt eller delvist.
4.2
Kunden skal til enhver tid handle med fornøden omhu og lovligt over for tredjemands rettigheder, især ved at respektere deres immaterielle rettigheder og deres personlige data, ved at afstå fra at formidle information på en måde, der er i strid med loven, og/eller give uautoriseret adgang til Systemet.
4.3
Kunden må kun bruge tjenesterne i overensstemmelse med disse vilkår og betingelser, og kunden må især ikke reverse engineer, dekompilere eller adskille systemet eller forsøge at gøre det, omgå tekniske begrænsninger i systemet eller mod begrænsninger i systemdokumentationen.
4.4
Udbyderen forbeholder sig til enhver tid sine rettigheder til at verificere overholdelse af punkt 4 og suspendere Kundens adgang til Systemet, hvis der sker en overtrædelse af punkt 4. Udbyderen er endvidere berettiget til at suspendere Kundens adgang til Systemet, hvis Kunden undlader at betale sit abonnement efter første påmindelse om forsinket betaling.
5.1
Udbyderen kan ændre indholdet eller omfanget af Tjenesterne. Såfremt Udbyderen ønsker at gennemføre større ændringer, der kan medføre en ændring af Kundens nuværende procedurer, vil Udbyderen informere Kunden hurtigst muligt og senest en (1) måned før implementeringen af sådanne ændringer. Uanset punkt 15.2 er Kunden berettiget til at opsige Aftalen ved fuld implementering af ændringen og til at modtage en refusion for den resterende varighed af det betalte licensgebyr for Perioden.
5.2
Kunden kan fremsende ønsker om at ændre omfanget eller indholdet af Tjenesterne. Udbyderen er dog ikke forpligtet til at ændre Tjenesterne for at imødekomme Kundens ønsker.
6.1
Kunden skal betale de aftalte priser angivet i Tilbuddet. Priserne kan justeres årligt i overensstemmelse med gældende priser som angivet i Tilbuddet. Prisreguleringen kan dog ikke overstige 10 pct.
6.2
Betalingen sker for en periode, jf. pkt. paragraf 15 Betalingen for Tjenesterne vil blive faktureret årligt forud for påbegyndelsen af en Periode, dog faktureres den første Periode ved underskrivelsen af Aftalen.
6.3
Betalinger skal ske senest 14 dage efter Kundens modtagelse af faktura fra Udbyderen. I tilfælde af forsinket betaling kan Udbyderen pålægge renter af det udestående beløb. Medmindre andet er aftalt, skal renten være 8 % over referencesatsen for Den Europæiske Centralbank (ECB), som fastsat i overensstemmelse med direktivet om forsinket betaling (2011/7/EU). Renter vil blive beregnet på månedsbasis af den udestående saldo, indtil fuld betaling er modtaget.
6.4
I tilfælde af at kunden kræver, at udbyderen underskriver en indkøbsordre ('PO'), skal indkøbsordre udelukkende være til administrative formål og skal ikke ændre, modificere eller afløse nogen vilkår eller betingelser, der er angivet i denne aftale.
7.1
Udbyderen bestræber sig på, at systemet er tilgængeligt hele tiden. Systemet kan dog være utilgængeligt på grund af forebyggende, korrigerende eller adaptiv vedligeholdelse eller andre former for service annonceret af Udbyderen på forhånd og på grund af andre omstændigheder uden for Udbyderens kontrol. Udbyderen vil bestræbe sig på at underrette Kunden på forhånd om eventuelle omstændigheder, der kan påvirke tilgængeligheden af Systemet.
7.2
Udbyderen skal i aftaleperioden yde teknisk support vedrørende systemet. Supporten kan ydes via e-mail eller telefon inden for Udbyderens almindelige arbejdstid. Anmodninger om støtte skal behandles inden for rimelig tid. Udbyderen garanterer dog ikke nogen særlig svartid. Enhver specifik aftale om responstid skal indgås skriftligt og skal vedlægges som bilag til aftalen eller disse vilkår og betingelser.
7.3
Hvis kunden har behov for yderligere vedligeholdelse, udvidet supportdækning eller specifikke serviceniveauforpligtelser, herunder garanterede svartider, kan parterne aftale sådanne vilkår separat skriftligt. Enhver sådan aftale skal fremgå af en Service Level Agreement (SLA) eller et andet skriftligt dokument, som skal vedlægges som et bilag til aftalen eller disse vilkår og betingelser.
8.1
Udbyderen laver backup af Kundens data i dennes besiddelse. Sikkerhedskopien skal opbevares med fornøden omhu og i overensstemmelse med udbyderens gældende organisatoriske og tekniske sikkerhed, og udbyderen skal opbevare sikkerhedskopien i mindst tre måneder. Alle kopier af Kundens data skal slettes senest tre måneder efter Aftalens ophør.
9.1
Kunden anerkender, at den ikke har nogen ejendomsret eller andre rettigheder til eller til Tjenesterne undtagen som en ret til at bruge og få adgang til Tjenesterne. Udbyderen og dennes licensgivere ejer og bevarer alle rettigheder, ejendomsrettigheder og interesser i og til al sin intellektuelle ejendom af enhver art, herunder i og til alle opfindelser (uanset om de er patenterede eller ej), ophavsrettigheder og forfatterskabsrettigheder (uanset om det er underlagt en ophavsretsregistrering eller ej), softwareapplikationer, rutiner, kilde- og objektkode, algoritmer, API'er, processer og afledte arbejdsgange, forbedringer, forbedringer, forbedringer og forbedringer, som er eller er udviklet af udbyderen i forbindelse med tjenesterne.
9.2
Kundens data, afledte værker og tilladte konfigurationer udført på Systemet af Kunden er Kundens ejendom (''Kundens IP''), og Udbyderen har ikke tilladelse til at kopiere eller slette Kundens data uden instruktioner fra Kunden, uanset bestemmelserne i punkt 8 og 16 om sletning og backup. Udbyderen er dog berettiget til at bruge anonymiserede data, herunder, men ikke begrænset til, antallet af tilfælde, sagskategorier og antallet af brugere i systemet til statistiske eller forskningsmæssige formål for at forbedre systemets ydeevne.
9.3
Kunden erklærer, at den har juridiske rettigheder til alle sine data og alt materiale uploadet af kunden på systemet (alt efter omstændighederne), og at ingen kundedata krænker tredjeparters rettigheder.
9.4
Kunden giver Udbyderen ret til at bruge Kundens logo i markedsførings-, salgs-, finans- og PR-materiale og anden kommunikation udelukkende for at identificere Kunden som kunde.
10.1
Udbyderen behandler personoplysninger på vegne af Kunden, og Parterne har aftalt en databehandleraftale vedrørende Udbyderens behandling af personoplysninger på vegne af Kunden. Parterne fastholder, at Udbyderen er "databehandleren", og Kunden er den "ansvarlige" i henhold til forordning (EU) 2016/679 (Generel Databeskyttelsesforordning).
11.1
I det omfang loven tillader det, kan parterne fra tid til anden i forbindelse med arbejde påtænkt i denne aftale ønske at videregive fortrolige oplysninger til hinanden ("Fortrolige oplysninger"). Hver part (modtager eller oplyser) vil gøre en rimelig indsats for at forhindre videregivelse af nogen af den anden parts fortrolige oplysninger til tredjeparter, forudsat at denne forpligtelse ikke gælder for oplysninger, der:
11.2
I tilfælde af, at fortrolige oplysninger skal videregives til en offentlig myndighed eller domstol i henhold til en ufravigelig retsregel, altid forudsat at en sådan videregivelse kun sker i det omfang, det er påkrævet, og at modtageren giver tilstrækkelig forudgående meddelelse til Oplysningsgiveren til at give Oplysningsgiveren mulighed for at modsætte sig en sådan videregivelse og at opnå påbud, hvis det er relevant.
11.3
For at undgå tvivl skal enhver fortrolig information vedrørende aktiviteter, der håndteres af eller i systemet, holdes i fuld fortrolighed på ubestemt tid. For så vidt angår personoplysninger, skal administreres i henhold til den mellem parterne fastsatte databehandleraftale.
12.1
Formålet med Tjenesterne er beskrevet i punkt 1. Udbyderen garanterer ikke, at Tjenesterne er fri for fejl og fungerer uden afbrydelser. Udbyderen skal dog løbende vedligeholde systemet og relaterede tjenester og gøre sit bedste for at rette fejl i systemet inden for rimelig tid.
12.2
Andre garantier, repræsentationer og garantier er kun bindende for udbyderen, hvis det er aftalt specifikt skriftligt.
13.1
Alle intellektuelle ejendomsrettigheder til Systemet, herunder dokumenter, billeder, værktøjer, videoer og vejledninger indeholdt i Systemet, er udelukkende ejet af Udbyderen, dennes licensgivere eller dennes leverandører.
13.2
Udbyderen skadesløsholder Kunden mod ethvert krav fra en tredjepart baseret på påstanden om, at Tjenesterne krænker tredjeparts rettigheder. Kunden skal straks underrette Udbyderen skriftligt om eksistensen og indholdet af et krav og overlade afviklingen af kravet, herunder eventuelle foranstaltninger, der er truffet i den forbindelse, helt til Udbyderen. Denne klausul gælder ikke for kundens IP.
13.3
Kunden skal samarbejde med Udbyderen i forsvaret og eventuelle relaterede forligsforhandlinger ved at give Udbyderen passende oplysninger og enhver bistand, der kræves til nævnte forsvar eller forlig. Kunden er i denne sammenhæng berettiget til godtgørelse af sagsomkostninger. I tilfælde af et krænkelseskrav er Udbyderen berettiget til enten at skaffe Kunden ret til at fortsætte med at bruge Tjenesterne, ved at bringe overtrædelsen til ophør eller bringe Kundens brugsret til Tjenesterne til ophør med øjeblikkelig virkning og tilbagebetale Kunden dets betalte abonnementsgebyr med fradrag af den del af perioden, der ikke blev krænket. Kunden har ingen yderligere rettigheder til erstatning vedrørende krænkelse af tredjemands rettigheder.
14.1
Udbyderens ansvar er begrænset til Kundens direkte tab. Udbyderens ansvar for indirekte tab, følgetab, avancetab, tabt opsparing, nedsat goodwill, tab som følge af driftsstop, tab som følge af krav fra Kundens kunder er udelukket. Udbyderens ansvar for ødelæggelse eller tab af data er ligeledes udelukket uanset andet som beskrevet i Databehandleraftalen for Persondata. Udbyderens ansvar vil under alle omstændigheder være udelukket, hvis tabene er forårsaget af Kundens misbrug af Tjenesterne, forsætlig uredelighed eller grov uagtsomhed.
14.2
Udbyderens ansvar er begrænset til et beløb svarende til det betalte abonnementsgebyr i et år (ekskl. moms). Kunden skal altid indberette tabet og tilhørende bevismateriale skriftligt til Udbyderen hurtigst muligt og senest 3 måneder efter, at tabet er indtruffet.
14.3
Grænserne for Udbyderens ansvar i denne paragraf 14 skal gælde i det fulde omfang tilladt af gældende lov. Udelukkelserne og begrænsningerne nævnt i paragraf 14.1 og 14.2 ophører med at gælde, hvis tabet er resultatet af forsætlig forseelse eller grov uagtsomhed fra udbyderens side.
15.1
Abonnementsperioden er tolv (12) måneder (i det følgende benævnt "Værdigheden"), regnet fra datoen for Kundens accept af disse Vilkår og Betingelser. Betingelsen fornys automatisk for på hinanden følgende 12-måneders perioder, medmindre enten kunden eller udbyderen giver forudgående skriftlig meddelelse om opsigelse i overensstemmelse med paragraf 15.2 og 16.3.
15.2
Opsigelse uden grund: Kunden kan opsige sit abonnement og brugsret til Systemet med et varsel på 30 dage til udløbet af en Periode, jf. pkt. punkt 15.1. Opsigelse skal ske skriftligt. Udbyderen kan opsige Kundens brugsret til Tjenesterne ved at give mindst 6 måneders varsel forud for udløbet af en Periode. I et sådant tilfælde skal udbyderen godtgøre kunden for ethvert forudbetalt gebyr svarende til den ubrugte del af terminen på en pro rata-basis og udføre enhver aftalt afslutningsplan.
15.3
Udbyderen er endvidere berettiget til at bringe kundens ret til at bruge systemet til ophør, hvis den er i væsentlig misligholdelse af sin forpligtelse i henhold til disse vilkår og betingelser, medmindre et sådant væsentligt brud er afhjulpet inden for 30 dage efter modtagelse af meddelelse om et brud.
16.1
Kunden er berettiget til at modtage sine data i et tilgængeligt medieformat ved periodens udløb. Ydermere er Udbyderen forpligtet til at slette Kundens data, herunder persondata, senest tre (3) måneder efter Periodens udløb. Udbyderen er ikke berettiget til betaling for sine ydelser leveret til Kunden i forbindelse med udløbet af Kundens brug af Systemet. Udbyderen er dog berettiget til at bruge anonymiserede data, herunder, men ikke begrænset til, mængden af behandlingsaktiviteter, leverandører, opgaver og antallet af brugere i systemet, til statistiske eller forskningsmæssige formål med henblik på at forbedre systemets ydeevne, jf. pkt. paragraf 9.2.
17.1
Aftalen og disse vilkår og betingelser er underlagt dansk ret.
17.2
Enhver tvist, der udspringer af eller i forbindelse med aftalen og disse vilkår og betingelser, herunder eventuelle tvister vedrørende eksistensen, gyldigheden eller ophøret heraf, skal afgøres af de danske domstole. Værnet skal være udbyderens værneting.
