Privatlivspolitik for Formalize ApS

Intro

100 % gennemsigtighed er vigtigt for os. Det er vigtigt for os, at du føler dig godt tilpas og informeret omkring vores databehandling, at vi beskytter dit privatliv, og at du kender dine rettigheder. Hos Formalize overholder vi GDPR-reglerne og retningslinjerne som er angivet af Europa-Kommissionen. Vi er transparente og informerer dig om, hvilke data vi behandler som omhandler dig, i hvilke situationer og hvorfor. Hvis du har spørgsmål, så kontakt os venligst.

Databehandler

Formaliser ApS Kannikegade 4 8000 Aarhus Danmark

GDPR - gdpr@formalize.com DPO - dpo@sixtus-compliance.dk Support - contact@formalize.com Telefon - +45 71 99 63 83

Hvad er GDPR, og hvordan dokumenterer vi compliance

GDPR (The General Data Protection Regulation2016/679) er den europæiske lovgivning, der er rammen for, hvordan virksomheder skal operere og beskytte kunder, medarbejdere og andre fysiske personers data. Compliance dokumenteres af Formalize ved årligt at få lavet inspektioner og revisioner i form af en ISAE 3000-audit, samt vedligeholdelse af en ISO 27001-certificering. Denne politik bliver gennemgået regelmæssigt og er en integreret del af vores compliance-ramme og beskriver, hvordan Formalize som dataansvarlig behandler dine data til forskellige formål og situationer.

Jeg er registreret i jeres system

Hvis du er registreret i vores system enten som bruger, rapporteret person eller whistleblower, er Formalize ikke den dataansvarlige, men databehandleren. I så fald skal du kontakte den dataansvarlige, som typisk er den virksomhed, der bruger systemet. Den dataansvarlige kan derefter kontakte Formalize, hvis de har brug for assistance. Formalize har ikke adgang til dine oplysninger, da dataene er krypteret med en ekstern nøgle, som den dataansvarlige har. Den dataansvarlige er ejer af retsgrundlaget, men som oftest vil det være baseret på artikel 6.1 litra f - Berettiget interesse. Formalize har ikke mulighed for at vide, hvilke oplysninger og specifikke datakategorier, der gemmes, da det vil være afhængigt af de oplysninger, du og/eller den dataansvarlige sender. Datakategorierne kan omfatte ikke-følsomme oplysninger, følsomme oplysninger, oplysninger om kriminelle handlinger og fortrolige oplysninger. Data slettes efter dataansvarliges skøn.

Formål - Som besøgende på vores hjemmeside

Vi har mulighed for at indsamle oplysninger om din virksomhed og dig fra forskellige offentlige kilder og partnere, inden I bliver kunde eller besøger hjemmesiden. Formålet med dette er at holde styr på statistisk information, potentielle kunder og fejlsporing.

Juridisk grundlag

• Artikel 6.1 litra f - Oprigtig interesse

Juridisk grundlag

• IP-adresse
• Geografisk lokalisation

Datakilde

Din browser og internetudbyder. For vores cookiepolitik besøg venligst: https://formalize.com/da/cookie-politik

Formål - Som modtager af vores nyhedsbrev

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, registrerer vi og behandler dine kontaktoplysninger. Du har i hver e-mail mulighed for at afmelde vores nyhedsbrev. Hvis du vælger at afmelde dig, opbevarer vi dine data, så vi kan sikre, at du ikke modtager flere mails fra os. Formålet er at holde dig og din virksomhed opdateret på nyheder og produktopdateringer relateret til Formalize.

Juridisk grundlag

• Artikel 6.1 litra b - Opfyldelse
• Artikel 6.1 litra f - Oprigtig interesse

Juridisk grundlag

Formalize vil behandle ikke-følsomme personoplysninger som f.eks

• Navn
• Kontaktoplysninger såsom titel, e-mail og telefonnummer

Datakilde

Dig som registreret

Formål - Som potentiel kunde

Inden du bliver kunde hos Formalize vil der typisk være kommunikation via mail, chat eller telefon. De oplysninger, vi indsamler, vil udover dine kontaktoplysninger være enhver information, du vælger at indsende til os. Formålet er at sikre, at du og din virksomhed modtager det korrekte produkt, information og vejledning i brugen af produktet.

Juridisk grundlag

• Artikel 6.1 litra b - Opfyldelse
• Artikel 6.1 litra f - Oprigtig interesse

Juridisk grundlag

Formalize vil behandle ikke-følsomme personoplysninger som f.eks

• Navn
• Kontaktoplysninger såsom titel, adresse, e-mail og telefonnummer

Datakilde

Først og fremmest modtager vi dine data, når du interagerer med os med henblik på potentielt at blive kunde hos os. Vi vil også i nogle tilfælde indsamle dine personlige oplysninger fra offentligt tilgængelige datakilder, partnere, leverandører, tilmeldinger til nyhedsbrev og sociale medier.

Formål - Som kunde

Når du bliver kunde hos Formalize, vil vi holde dine data opdateret og deltage i samtaler via mail, chat eller telefon. Formålet er at sikre, at du og din virksomhed bliver holdt opdateret, modtager korrekt fakturering og får support og vejledning i brugen af produktet.

Juridisk grundlag

• Artikel 6.1 litra b - Opfyldelse
• Artikel 6.1 litra f - Oprigtig interesse
• Regnskabs- og incasso-loven

Juridisk grundlag

Formalize vil behandle ikke-følsomme personoplysninger som f.eks

• Navn
• Kontaktoplysninger såsom titel, adresse, e-mail og telefonnummer

Datakilde

Vi modtager hovedsageligt data fra dig, når du interagerer med os i forbindelse med dig og din virksomheds kundeforhold til os. I nogle tilfælde vil vi også indsamle og vedligeholde dine personlige oplysninger fra offentligt tilgængelige datakilder, partnere, leverandører, tilmelding af nyhedsbrev og sociale medier.

Modtagere af personlige oplysninger

Internt:

Vi videregiver kun dine oplysninger til medarbejdere, der skal se dine data af arbejdsmæssige grunde. Dette er baseret på begrænset adgangsprincippet. I tilfælde af juridisk uoverensstemmelse videregiver vi dine data til vores advokater og til de offentlige myndigheder.

Tredjelande uden for EU:

Vi overfører kun dine data til lande uden for EU, hvis vi har et legitimt, lovligt og proportionalt formål med at gøre dette, og kun hvis vi kan sikre de samme essentielle sikkerhedsforanstaltninger, som du nyder godt af under den europæiske GDPR-lovgivning.

Dine rettigheder

Retten til adgang for den registrerede

I overensstemmelse med artikel 15 i GDPR og efter anmodning har du ret til at få indsigt i, hvilke persondata Formalize behandler om dig. I meget få tilfælde kan oplysningerne begrænses af hensyn til andres privatliv, forretningshemmeligheder og beskyttelsen af intellektuelle ejendomsrettigheder.

Retten til at få rettet oplysninger

I henhold til artikel 16 i GDPR har du ret til at få rettet oplysninger om dig.

Retten til sletning

I overensstemmelse med artikel 17 i GDPR har du ret til at få oplysninger om dig, forudsat at:

• Oplysningerne er ikke længere nødvendige til det formål, de blev indsamlet til.
• Der er ikke noget retsgrundlag for behandlingen.
• Du gør indsigelse mod behandlingen, og der ikke er nogen legitime grunde (formål) for behandlingen, der går forud for indsigelsen.
• Dine data er blevet behandlet ulovligt.
• Dataene skal slettes for at opfylde en juridisk forpligtelse, som Formalize er underlagt.

Retten til at begrænse behandlingen

I overensstemmelse med artikel 18 i GDPR har den registrerede ret til at få begrænset behandlingen, hvis en af følgende gælder:

1. personoplysningernes nøjagtighed bestrides af den registrerede, i en periode der gør det muligt for den ansvarlige, at verificere persondataens nøjagtighed;
2. Behandlingen er ulovlig, og den registrerede modsætter sig sletningen af de personlige data og anmoder i stedet om begrænsning af deres anvendelse.
3. den ansvarlige har ikke længere brug for personoplysningerne til formålet med behandlingen, men de kræves af den registrerede for at etablere, udøve eller forsvare retskrav;
4. Den registrerede har gjort indsigelse mod behandling i henhold til artikel 21.1, mens det undersøges, om ansvarliges legitime grunde tilsidesætter den registreredes.

Retten til at dataportabilitet

I overensstemmelse med artikel 20 i GDPR, når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling udføres automatisk, har du ret til dataportabilitet. Dataportabilitet betyder, at du har ret til at modtage de personoplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskin læsbart format.

Retten til at lave en indsigelse

I overensstemmelse med artikel 21 i GDPR har du ret til at gøre indsigelse mod at Formalize behandler dine data vedrørende din særlige situation, forudsat at behandlingen er baseret på artikel 6.1. litra f om afvejningen af interesser.

Klager

Hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine data, så kontakt os venligst ved hjælp af oplysningerne, der er anført øverst i dette dokument, så vi kan forsøge at finde fælles fodslag. Hvis du, efter at have været i kontakt med os, stadig ikke er enig, har du ret til at klage til dine lokale myndigheder eller Datatilsynet.

Kontakt Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf.: +45 33 19 32 00 Safe e-mail: dt@datatilsynet.dk Webpage: www.datatilsynet.dk

Klageformular på engelsk: https://www.datatilsynet.dk/english/file-a-complaint Klageformular på dansk: https://www.datatilsynet.dk/media/7766/klage-til-datatilsynet.pdf

Politik evaluering

This policy has latest been reviewed: 02-10-2023 This policy has been approved: 02-10-2023 Current version: 2 Change log:

• Version 2 - Complete rework of the privacy policy
• Version 1 - Original version