Politique de confidentialité de Formalize ApS

Introduction

Nous accordons une grande importance à la transparence. Il est important pour nous que vous vous sentiez à l'aise et informé de notre traitement de données, que nous protégions votre vie privée et que vous connaissiez vos droits. Chez Formalize, nous respectons les règles et directives du RGPD telles qu'établies par la Commission européenne. Nous sommes transparents et vous informerons des données que nous traitons à votre sujet, dans quelles situations et pourquoi. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Responsable du traitement des données

Formalize ApS Kannikegade 4 8000 Aarhus Danemark

RGPD - gdpr@formalize.com Délégué à la protection des données – dpo@sixtus-compliance.dk Assistance - contact@formalize.com Téléphone - +45 71 99 63 83

Qu'est-ce que le RGPD et comment documentons-nous la conformité

Le RGPD (Règlement général sur la protection des données 2016/679) est la législation européenne qui constitue le cadre dans lequel les entreprises doivent fonctionner et protéger les données des clients, des employés et des autres personnes physiques. Formalize documente sa conformité en se soumettant à des inspections et révisions annuelles sous forme d'audit ISAE 3000 et en maintenant une certification ISO 27001. Cette politique fait l'objet de révisions régulières et fait partie intégrante de notre cadre de conformité et décrit comment Formalize, en tant que responsable du traitement des données, traite vos données à diverses fins et situations.

Je suis enregistré dans votre système

Si vous êtes enregistré dans notre système en tant qu'utilisateur, personne signalée ou lanceur d'alerte, Formalize n'est pas le responsable du traitement des données mais le sous-traitant des données. Dans ce cas, vous devez contacter le responsable du traitement des données, qui est généralement l'entreprise qui utilise le système. Le responsable du traitement des données peut alors contacter Formalize s'il a besoin d'aide. Formalize n'a pas accès à vos informations car les données sont cryptées avec une clé externe détenue par le responsable du traitement. Le responsable du traitement est le propriétaire de la base juridique, mais le plus souvent, il se basera sur l'article 6.1 litra f - Intérêt légitime. Formalize ne peut pas savoir quelles informations et catégories de données spécifiques sont stockées, car cela dépendra des informations que vous et/ou le responsable du traitement soumettez. Les catégories de données peuvent être des informations non sensibles, sensibles, relatives à des infractions pénales et confidentielles. Les données sont supprimées à la discrétion du responsable du traitement.

Finalité - En tant que visiteur de notre site Web

Avant de devenir client chez Formalize et de visiter notre site Web, nous pouvons collecter des informations sur votre entreprise et vous auprès de diverses sources publiques et partenaires. L'objectif est de suivre les informations statistiques, les clients potentiels et le suivi des problèmes.

Base juridique
  • Article 6.1 lettre f - Intérêt légitime
Base juridique
  • Adresse IP
  • Géolocalisation
Source des données

Votre navigateur et votre fournisseur Internet. Pour notre politique en matière de cookies, veuillez visiter : https://formalize.com/fr/politique-policy

Finalité - En tant que destinataire de notre newsletter

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous enregistrons et traitons vos coordonnées. Vous avez la possibilité de vous désinscrire de notre newsletter dans chaque e-mail. Si vous choisissez de vous désinscrire, nous conservons un enregistrement de vos données afin de nous assurer que vous ne recevrez plus de courriers électroniques de notre part. L'objectif est de vous tenir, vous et votre entreprise, au courant des actualités et des mises à jour des produits liés à Formalize.

Base juridique
  • Article 6.1 lettre b - Exécution
  • Article 6.1 lettre f - Intérêt légitime
Base juridique

Formalize traitera des informations personnelles non sensibles telles que

  • Nom
  • Coordonnées telles que le titre, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone
Source des données

Vous en tant que personne concernée

Objectif - En tant que client potentiel

Avant de devenir client chez Formalize, vous communiquerez généralement par courrier, chat ou téléphone. Les informations que nous recueillons, outre vos coordonnées, seront celles que vous choisirez de nous soumettre. L’objectif est de garantir que vous et votre entreprise recevez le produit, les informations et les conseils appropriés pour l’utilisation du produit.

Base juridique

  • Article 6.1 lettre b - Exécution
  • Article 6.1 lettre f - Intérêt légitime
Base juridique

Formalize traitera des informations personnelles non sensibles telles que

  • Nom
  • Coordonnées telles que le titre, l'adresse, l'e-mail et le numéro de téléphone
Source des données

Tout d’abord, nous recevons vos données lorsque vous interagissez avec nous en relation avec vous et votre entreprise devenant potentiellement un client. Dans certains cas, nous collecterons également vos informations personnelles à partir de sources de données accessibles au public, de partenaires, de fournisseurs, d'inscriptions à des newsletters et de réseaux sociaux.

Objectif - En tant que client

Lorsque vous devenez client chez Formalize, nous tiendrons vos données à jour et engagerons des conversations par courrier, chat ou téléphone L'objectif est de garantir que vous et votre entreprise soyez tenus informés, receviez une facturation correcte et receviez de l'aide et des conseils dans l'utilisation du produit.

Base juridique

  • Article 6.1 lettre b - Exécution
  • Article 6.1 lettre f - Intérêt légitime
  • Le droit comptable et incasso

Base juridique

Formalize traitera des informations personnelles non sensibles telles que

  • Nom
  • Coordonnées telles que le titre, l'adresse, l'e-mail et le numéro de téléphone

Source des données

Tout d’abord, nous recevons vos données lorsque vous interagissez avec nous en relation avec vous et votre entreprise en tant que client. Nous collecterons et conserverons également, dans certains cas, vos informations personnelles à partir de sources de données accessibles au public, de partenaires, de fournisseurs, d'inscriptions à des newsletters et de médias sociaux.

Destinataires des informations personnelles

Intérieurement:

Nous transmettons vos informations uniquement aux employés qui ont besoin de consulter vos données dans le cadre de leur relation de travail. Cette approche est basée sur le principe du moindre accès. En cas de litige juridique, nous transmettrons vos données à nos avocats et aux autorités publiques.

Pays tiers hors UE :

Nous ne transférerons vos données en dehors des pays de l'UE que si nous avons un objectif légitime, légal et proportionné pour le faire et seulement si nous pouvons assurer les mêmes garanties essentielles que celles dont vous bénéficiez en vertu de la législation européenne GDPR.

Vos droits

Le droit d'accès de la personne concernée

Conformément à l'article 15 du RGPD et sur demande, vous avez le droit d'obtenir un aperçu des données personnelles que Formalize traite à votre sujet. Dans de très rares cas, les informations peuvent être restreintes pour des raisons de confidentialité d'autres personnes, de secrets commerciaux et de protection des droits de propriété intellectuelle.

Le droit de rectification

Conformément à l’article 16 du RGPD, vous avez le droit de faire rectifier les informations vous concernant.

Le droit à l’effacement

Conformément à l'article 17 du RGPD, vous avez le droit d'accéder aux données vous concernant, à condition que :

  • Les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Il n’existe aucune base juridique pour le traitement.
  • Vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motifs légitimes (finalités) pour le traitement qui précèdent l’opposition.
  • Vos données ont été traitées illégalement.
  • Les données doivent être supprimées afin de satisfaire à une obligation légale à laquelle Formalize est soumise.
Le droit à la limitation du traitement

Conformément à l'article 18 du RGPD, la personne concernée a le droit d'obtenir la limitation du traitement si l'une des conditions suivantes s'applique :

  1. l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
  2. le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à l’effacement des données à caractère personnel et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
  3. le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  4. la personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de l'article 21.1 pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Le droit à la portabilité des données

Conformément à l'article 20 du RGPD, lorsque notre traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement ou sur un contrat, et que notre traitement est effectué automatiquement, vous avez le droit à la portabilité des données. La portabilité des données signifie que vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Le droit d'opposition

Conformément à l'article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement par Formalize de vos données relatives à votre situation particulière, à condition que le traitement soit fondé sur l'article 6.1. lettre f sur la mise en balance des intérêts.

Se plaint

Si vous n'êtes pas satisfait de notre traitement de vos données, veuillez nous contacter en utilisant les informations répertoriées en haut de ce document afin que nous puissions essayer de trouver un terrain d'entente. Si, après avoir pris contact avec nous, vous n'êtes toujours pas d'accord, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de vos autorités locales ou des autorités danoises de protection des données (Datatilsynet).

Contact L'Agence danoise de protection des données

Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf.: +45 33 19 32 00 Safe e-mail: dt@datatilsynet.dk Webpage: www.datatilsynet.dk

Formulaire de réclamation en anglais : https://www.datatilsynet.dk/english/file-a-complaint Formulaire de réclamation en danois : https://www.datatilsynet.dk/media/7766/klage-til-datatilsynet.pdf

Examen des politiques

This policy has latest been reviewed: 02-10-2023 This policy has been approved: 02-10-2023 Current version: 2 Change log:

  • Version 2 - Complete rework of the privacy policy
  • Version 1 - Original version
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