| Categorie van betrokkene | Verzamelde persoonlijke gegevens | Doeleinden van verwerking | Juridische basis | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Websitegebruikers en potentiële klanten | Essentiële technische gegevens (IP-adres voor beveiliging, sessiebeheer) | Website-activiteiten beveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) | Max. 14 maanden |
| Websitegebruikers en potentiële klanten | Analyse en niet-essentiële tracking: analysecookies, marketingcookies, voorkeurscookies | Prestatieanalyse, personalisatie, marketingoptimalisatie | Toestemming (Art. 6.1.a). | Browsegegevens: maximaal 14 maanden. Formulieren: 12 maanden. |
| Marketingcontacten | Identificatie- en contactgegevens, professionele informatie, voorkeuren en interactiegeschiedenis. | Het versturen van commerciële berichten, uitnodigingen voor evenementen, webinars en promoties. | Uitdrukkelijke toestemming (Art. 6.1.a) | Tot de toestemming wordt ingetrokken. Max. 24 of 36 maanden zonder commerciële interactie |
Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, omvatten onze gerechtvaardigde belangen: - Platformactiviteiten: Zorgen voor websitebeveiliging en fraudepreventie. - Follow-up na webinars: Als u zich hebt geregistreerd voor een van onze webinars en deze hebt bijgewoond, hebben we een gerechtvaardigd belang om contact met u op te nemen om aanvullend materiaal met betrekking tot de sessie te verstrekken, feedback te verzamelen en te bespreken hoe onze services kunnen voldoen aan de professionele behoeften die tijdens het evenement zijn vastgesteld. Dit is gebaseerd op de redelijke verwachting dat een deelnemer interesse heeft in het besproken onderwerp. - Content Interactie:** Als u toegang aanvraagt tot "Gated Content" (zoals whitepapers, sjablonen of rapporten), hebben we een legitiem belang om contact met u op te nemen om ervoor te zorgen dat u het materiaal hebt ontvangen en om verdere inzichten of productinformatie te bieden die rechtstreeks verband houden met het onderwerp van die inhoud. - Follow-up van vragen: Wanneer u contact met ons opneemt via onze websitechat, hebben wij een gerechtvaardigd belang om uw verstrekte contactgegevens te gebruiken om uw vraag op te lossen en uw interesse in onze diensten op te volgen (bijvoorbeeld SDR-outreach of e-mails met betrekking tot proefversies). Wij zijn van mening dat het geven van een nuttig antwoord en het verkennen van een mogelijke zakelijke relatie een redelijke verwachting is van iemand die een chat start. - Beheer van proefversies: Communicatie die specifiek betrekking heeft op uw proefversie/demo (zoals installatie-instructies, gebruikstips en follow-up met betrekking tot uw ervaring) wordt verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat u het maximale uit de proefversie haalt en om te bepalen of er een commerciële relatie kan worden aangegaan.
Juridische basis voor marketingcommunicatie
Toestemmingsgerichte marketing (Art. 6.1.a):
Wanneer u geen bestaande klant bent of wanneer u zich abonneert op onze marketingcommunicatie (nieuwsbrieven, promotionele e-mails, uitnodigingen voor evenementen), vertrouwen we op uw uitdrukkelijke toestemming. Deze toestemming is:
Alle marketingcommunicatie, ongeacht de juridische grondslag, bevat duidelijke en eenvoudige mogelijkheden om zich af te melden, zoals beschreven in paragraaf 4.
Na de aangegeven bewaartermijnen zullen we ofwel:
We gebruiken cookies voor functionaliteit, prestaties en analyse. Zie voor meer informatie onze aparte Cookiebeleid.
Alle marketingcommunicatie bevat duidelijke en gemakkelijk toegankelijke opt-out-mechanismen. Betrokkenen kunnen hun toestemming voor marketingdoeleinden te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van hun gegevens via:
Wij verwerken uw gegevens op basis van deze fundamentele principes:
Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:
Alle externe verwerkers zijn gebonden aan gegevensverwerkingsovereenkomsten die een AVG-conforme verwerking van persoonsgegevens garanderen. Wij houden een lijst bij van alle geautoriseerde subverwerkers, die op verzoek beschikbaar is op: gdpr@formalize.com
Wij verkopen uw persoonlijke gegevens niet aan derden.
Formalize kan persoonsgegevens overdragen tussen entiteiten binnen de Europese Economische Ruimte (Denemarken, Spanje, Italië) op basis van passende interne overeenkomsten.
Voor overdrachten buiten de EER zorgen we ervoor dat uw gegevens beschermd blijven. Deze overdrachten zijn uitzonderlijk en vallen onder de waarborgen die de AVG vereist, zoals standaardcontractbepalingen (SCC's) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die u te allen tijde kunt uitoefenen via deze link. link:
Wanneer onze verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze te allen tijde in te trekken. Deze intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u uw toestemming introk.
Houd er rekening mee dat we binnen een maand reageren op verzoeken om inzake in persoonsgegevens. Voor complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd tot drie maanden. dpo@sixtus-compliance.dk. Wij reageren binnen een maand op verzoeken, met een mogelijke verlenging tot drie maanden voor complexe verzoeken.
We hanteren gecoördineerde procedures om op incidenten te reageren. Inbreuken worden beoordeeld op risico's en, waar nodig, binnen 72 uur gemeld aan toezichthoudende instanties en zonder onnodige vertraging aan getroffen personen.
Dit beleid is op 1 december 2025 goedgekeurd door het senior management van Formalize en kan worden bijgewerkt om rekening te houden met wetswijzigingen of operationele verbeteringen. Indien wij uw persoonsgegevens willen verwerken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verzameld, zullen wij u, voordat wij deze verwerking uitvoeren, informeren over dat nieuwe doel en alle andere relevante informatie, zoals vereist door artikel 13(3) van de AVG.
Updates worden via onze website en de daarvoor bestemde kanalen gecommuniceerd.
U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende instantie in het land waar u woont, waar u werkt of waar u denkt dat er een inbreuk heeft plaatsgevonden.
Wij beschikken over een ISAE 3000-certificering voor assurance-opdrachten met betrekking tot gegevensprivacy en controleomgevingen, waarmee we onafhankelijke verificatie van onze beschermingsmaatregelen bieden. Daarnaast zijn we ISO 27001-gecertificeerd, een wereldwijde standaard voor informatiebeveiligingsbeheer.
Om deze verplichtingen na te komen, hebben we robuuste beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd, waaronder gegevensversleuteling tijdens overdracht en opslag, strikte toegangscontroles gebaseerd op het principe van minimale bevoegdheden en periodieke beveiligingsaudits. We zetten ons in voor een proactieve aanpak van risicobeheer en continue verbetering van de gegevensbescherming.