Informativa sulla privacy per Formalize ApS

Introduzione

Per noi è importante la trasparenza al 100%. Per noi è importante che tu ti senta a tuo agio e informato riguardo al nostro trattamento dei dati, che tuteliamo la tua privacy e che tu conosca i tuoi diritti. In Formalize rispettiamo le regole e le linee guida GDPR stabilite dalla Commissione Europea. Siamo trasparenti e ti informeremo su quali dati trattiamo su di te, in quali situazioni e perché. Se avete domande, contattateci.

Responsabile del trattamento

Formalizzare ApS Kannikegade 4 8000 Aarhus Danimarca

GDPR - gdpr@formalize.com DPO: dpo@sixtus-compliance.dk Supporto: contact@formalize.com Telefono - +45 71 99 63 83

Cos’è il GDPR e come documentiamo la conformità

Il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679) è la legislazione europea che costituisce il quadro normativo su come le aziende dovrebbero operare e proteggere i dati dei clienti, dei dipendenti e di altre persone fisiche. Formalizza la propria conformità sottoponendosi a ispezioni e revisioni annuali sotto forma di audit ISAE 3000 e mantenendo una certificazione ISO 27001. Questa politica è sottoposta a revisioni regolari ed è parte integrante del nostro quadro di conformità e descrive il modo in cui Formalize, in qualità di titolare del trattamento dei dati, tratta i tuoi dati per vari scopi e situazioni.

Sono registrato nel tuo sistema

Nel caso in cui tu sia registrato nel nostro sistema come utente, persona segnalata o segnalante, Formalize non è il titolare del trattamento ma il responsabile del trattamento. In tal caso è necessario rivolgersi al titolare del trattamento che solitamente è l’azienda che utilizza il sistema. Il titolare del trattamento può quindi rivolgersi a Formalize qualora avesse bisogno di assistenza. Formalize non ha accesso alle tue informazioni poiché i dati sono crittografati con una chiave esterna detenuta dal titolare del trattamento. Il titolare del trattamento è il titolare della base giuridica, ma nella maggior parte dei casi si baserà sull'Articolo 6.1 lettera f - Legittimo interesse. Formalize non può sapere quali informazioni e categorie di dati specifiche vengono archiviate poiché dipenderà dalle informazioni fornite dall'utente e/o dal titolare del trattamento. Le categorie di dati possono essere tutte quelle non sensibili, sensibili, informazioni su reati penali e informazioni riservate. La cancellazione dei dati è a discrezione del titolare del trattamento.

Scopo: come visitatore del nostro sito web

Prima di diventare cliente di Formalize e visitare il nostro sito Web, potremmo raccogliere informazioni sulla tua azienda e su di te da varie fonti pubbliche e partner. Lo scopo è quello di tenere traccia delle informazioni statistiche, dei potenziali clienti e del monitoraggio dei problemi.

Basi legali

• Articolo 6.1 lettera f - Interesse legittimo

Basi legali

• Indirizzo IP
• Geolocalizzazione

Fonte di dati

Il tuo browser e provider Internet. Per la nostra politica sui cookie visita: https://formalize.com/it/politica-cookie

Scopo: come destinatario della nostra newsletter

Quando ti iscrivi alla nostra newsletter registreremo ed elaboreremo le tue informazioni di contatto. In ogni e-mail hai la possibilità di disattivare la nostra newsletter. Se scegli di annullare l'iscrizione, conserviamo un registro dei tuoi dati in modo da poter garantire che non riceverai ulteriori e-mail da parte nostra. Lo scopo è mantenere te e la tua azienda aggiornati sulle novità e sugli aggiornamenti dei prodotti relativi a Formalize.

Basi legali

• Articolo 6.1 lettera b - Adempimento
• Articolo 6.1 lettera f - Interesse legittimo

Basi legali

Formalize tratterà informazioni personali non sensibili come

• Nome
• Informazioni di contatto come titolo, e-mail e numero di telefono

Fonte di dati

Tu come interessato

Scopo: come potenziale cliente

Prima di diventare cliente di Formalize, in genere ci sarà comunicazione via posta, chat o telefono. Le informazioni che raccogliamo, oltre ai tuoi dati di contatto, saranno tutte le informazioni che sceglierai di inviarci. Lo scopo è garantire che tu e la tua azienda riceviate il prodotto, le informazioni e le indicazioni corrette per l'utilizzo del prodotto.

Basi legali

• Articolo 6.1 lettera b - Adempimento
• Articolo 6.1 lettera f - Interesse legittimo

Basi legali

Formalize tratterà informazioni personali non sensibili come

• Nome
• Informazioni di contatto come titolo, indirizzo, e-mail e numero di telefono

Fonte di dati

Innanzitutto riceviamo i dati da te quando interagisci con noi in relazione al fatto che tu e la tua azienda potenzialmente diventate un cliente. In alcuni casi raccoglieremo anche le tue informazioni personali da fonti di dati disponibili pubblicamente, partner, fornitori, iscrizioni a newsletter e social media.

Scopo: come cliente

Quando diventi cliente di Formalize, manterremo aggiornati i tuoi dati e intraprenderemo conversazioni via posta, chat o telefono Lo scopo è garantire che tu e la tua azienda siate aggiornati, riceviate una fatturazione corretta e ricevete supporto e guida nell'uso del prodotto.

Basi legali

• Articolo 6.1 lettera b - Adempimento
• Articolo 6.1 lettera f - Interesse legittimo
• Il diritto contabile e dell'incasso

Basi legali

Formalize tratterà informazioni personali non sensibili come

• Nome
• Informazioni di contatto come titolo, indirizzo, e-mail e numero di telefono

Fonte di dati

Innanzitutto riceviamo i dati da te quando interagisci con noi in relazione al fatto che tu e la tua azienda siate clienti. In alcuni casi raccoglieremo e conserveremo anche le tue informazioni personali da fonti di dati disponibili pubblicamente, partner, fornitori, iscrizioni a newsletter e social media.

Destinatari dei dati personali

Internamente:

Trasmettiamo le tue informazioni solo ai dipendenti che hanno uno scopo di rapporto di lavoro per vedere i tuoi dati. Ciò si basa sul principio di accesso minimo. In caso di controversia legale trasmetteremo i tuoi dati ai nostri avvocati e alle autorità pubbliche.

Paesi terzi extra UE:

Trasferiremo i tuoi dati al di fuori dei paesi dell'UE solo nel caso in cui abbiamo uno scopo legittimo, legale e proporzionale e solo se possiamo garantire le stesse tutele essenziali di cui godi ai sensi della legislazione europea GDPR.

I tuoi diritti

Il diritto di accesso dell'interessato

Ai sensi dell'articolo 15 del GDPR e su richiesta, hai il diritto di ottenere informazioni su quali dati personali Formalize tratta su di te. In pochissimi casi le informazioni possono essere limitate per il bene della privacy di altre persone, dei segreti commerciali e della protezione dei diritti di proprietà intellettuale.

Il diritto di rettifica

Ai sensi dell'articolo 16 del GDPR, hai il diritto di ottenere la rettifica delle informazioni che ti riguardano.

Il diritto alla cancellazione

Ai sensi dell'articolo 17 del GDPR avete il diritto di ottenere i dati che vi riguardano, a condizione che:

• I dati non sono più necessari per lo scopo per cui sono stati raccolti.
• Non esiste alcuna base giuridica per il trattamento.
• Ti opponi al trattamento e non esistono motivi legittimi (finalità) del trattamento che precedono l'opposizione.
• I tuoi dati sono stati trattati illegalmente.
• I dati devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale al quale Formalize è soggetto.

Il diritto alla limitazione del trattamento

Ai sensi dell’articolo 18 GDPR l’interessato ha diritto alla limitazione del trattamento, se ricorre una delle seguenti ipotesi:

1. contesti l'esattezza dei dati personali da parte dell'interessato, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza dei dati personali;
2. il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;
3. il titolare del trattamento non ha più bisogno dei dati personali ai fini del trattamento, ma essi sono richiesti dall'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21.1 in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.

Il diritto alla portabilità dei dati

Ai sensi dell'articolo 20 del GDPR, quando il trattamento dei tuoi dati personali si basa sul consenso o su un contratto e il nostro trattamento viene effettuato automaticamente, hai diritto alla portabilità dei dati. Portabilità dei dati, ovvero che hai il diritto di ricevere i dati personali che ci hai fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina.

Il diritto di opposizione

Ai sensi dell'articolo 21 del GDPR, hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati relativi alla tua situazione particolare, a condizione che il trattamento sia basato sull'articolo 6.1. litra f sul bilanciamento degli interessi.

Lamentele

Se non sei soddisfatto del trattamento dei tuoi dati da parte nostra, contattaci utilizzando le informazioni elencate nella parte superiore di questo documento in modo che possiamo cercare di trovare un terreno comune. Se, dopo essere stato in contatto con noi, continui a non essere d'accordo, hai il diritto di presentare un reclamo alle autorità locali o alle Autorità Danesi dei Dati (Datatilsynet)

Contatti L'Agenzia Danese per la Protezione dei Dati

Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf.: +45 33 19 32 00 Safe e-mail: dt@datatilsynet.dk Webpage: www.datatilsynet.dk

Modulo di reclamo in Inglese: https://www.datatilsynet.dk/english/file-a-complaint Modulo di reclamo in danese: https://www.datatilsynet.dk/media/7766/klage-til-datatilsynet.pdf

Revisione Policy

This policy has latest been reviewed: 02-10-2023 This policy has been approved: 02-10-2023 Current version: 2 Change log:

• Version 2 - Complete rework of the privacy policy
• Version 1 - Original version