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Piena visibilità e responsabilità lungo l'intero ciclo di vita dei fornitori terzi.
Formalize trasforma la gestione dei fornitori terzi in un processo strutturato e operativo in cui la responsabilità è chiara, le azioni vengono portate a termine e ogni relazione è gestita in modo coerente, dall'inserimento iniziale alla supervisione continua.
Connettere persone, processi e fornitori per mantenere la continuità operativa
La gestione dei fornitori terzi va oltre la fase di onboarding; richiede un follow-up costante e il coordinamento tra i team. Formalize integra i dati dei fornitori, offrendo una visibilità completa su dipendenze, rischi e azioni necessarie.
Con Formalize, la gestione di terze parti e fornitori diventa:
Trasparente
Comprendi quali terze parti e fornitori rappresentano i maggiori rischi operativi e di conformità, offrendo al management le informazioni necessarie per dare priorità alle azioni e mantenere la continuità
Responsabile
Assicurati che ogni relazione sia gestita attivamente con responsabilità chiare, in modo che gli obblighi vengano rispettati in modo coerente.
Azionabile
Concentrati sulle priorità operative e di conformità più critiche, consentendo ai team di rispondere rapidamente e di tenere sotto controllo i rischi.
Verificabile
Mantieni un registro completo e tracciabile delle attività delle terze parti, rendendo gli audit e le verifiche normative agevoli senza sforzi dell'ultimo minuto
Funzionalità
Dall'onboarding alla supervisione, completamente connesso
Mantieni una panoramica completa e strutturata delle terze parti
Centralizza tutti i fornitori, i partner commerciali e i provider ICT in un unico sistema per mantenere il controllo operativo, dare priorità alla supervisione e garantire la responsabilità in tutta l'organizzazione.
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Comprendi la criticità a colpo d'occhio classificando le terze parti per tipologia, rischio o rilevanza normativa
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Garantisci una chiara attribuzione di responsabilità assegnando i responsabili in modo che le responsabilità siano monitorate e portate a termine in modo coerente.
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Lavora in modo efficiente con i dati interconnessi organizzando contratti, SLA e dettagli operativi in dashboard configurabili per velocizzare l'onboarding e ridurre il lavoro manuale.
Collegare le terze parti ai rischi e ai controlli
È fondamentale comprendere l'esposizione al rischio a livello dell'intera organizzazione, non solo per singolo fornitore. Il rischio legato a terze parti diventa chiaro quando viene collegato al resto del sistema di governance.
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Mappa i rischi di terze parti sui task di conformità e dai priorità alle mitigazioni ad alto impatto.
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Monitorare in tempo reale l'impatto degli incidenti sui fornitori per mantenere la continuità operativa e comprendere gli effetti sul profilo di rischio.
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È fondamentale tenere una documentazione completa e verificabile delle attività e degli aggiornamenti dei fornitori, in modo che le prove di conformità siano sempre disponibili per audit o report.
Monitorare contratti, SLA e obblighi
Assicurati che gli obblighi siano visibili, monitorati e rispettati. Tieni sotto controllo accordi, scadenze e obblighi di servizio cruciali per ridurre le interruzioni operative e le lacune in materia di conformità.
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Monitorare costantemente gli accordi e le date chiave, registrando contratti, clausole e rinnovi.
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Comprendere in che modo i termini contrattuali influiscono sui requisiti operativi o normativi, collegandoli ai controlli pertinenti.
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Mantieni allineate policies e regolamenti in tutta l'organizzazione collegandoli a controlli, task e obblighi, con approvazioni tracciate e cronologia delle versioni.
Supervisione e responsabilità continue
Monitora e intervieni in tempo reale sulle prestazioni e la conformità dei fornitori terzi. Utilizza dashboard, report e automazioni per mantenere una visione d'insieme su tutti i fornitori, i contratti e le aree di rischio operativo.
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Dai priorità ai problemi più critici utilizzando dashboard e visualizzazioni filtrate per rischio, servizio o dipartimento, per identificare i fornitori ad alto rischio e supportare il processo decisionale.
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Evita il mancato rispetto degli obblighi e mantieni le scadenze con il monitoraggio automatizzato delle deadline e le notifiche.
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Garantisci un follow-through coerente automatizzando task, approvazioni e revisioni, mantenendo al contempo un registro completo e tracciabile.
«Con Formalize siamo diventati operativi praticamente fin dal primo giorno. Nel giro di due mesi avevamo già soddisfatto pienamente le nostre esigenze in materia di conformità, anche durante il periodo delle festività.»
Fernando Sanz de Galdeano
CISO, Arcano Partners
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