AVG-software die alle risico’s op één plek weergeeft
Een oplossing voor naleving van de AVG die realtime inzicht biedt in uw gegevens en risiconiveaus. De vereisten worden op basis van risico geprioriteerd en up-to-date gehouden met vooraf ingevulde regelgevingsinformatie.
De kosten van het niet naleven van de AVG
Onvolledige gegevens
Artikel 30 van de AVG schrijft voor dat van elke verwerkingsactiviteit een gedocumenteerd overzicht moet worden bijgehouden. Een van de eerste dingen waar een toezichthouder tijdens een inspectie om vraagt.
Maximaal €10 miljoen of 2% van de omzet
Niet-gedocumenteerde verzoeken van betrokkenen
Betrokkenen hebben afdwingbare rechten waarvoor wettelijke reactietermijnen gelden. Op grond van Artikel 5, lid 2, en Artikel 24 moet u aantonen dat u aan de voorschriften voldoet; het volstaat niet om dit alleen te beweren.
Maximaal €20 miljoen of 4 % van de omzet
Het overschrijden van de termijn van 72 uur
Artikel 33 van de AVG schrijft voor dat de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur na het constateren van een inbreuk op de hoogte moet worden gesteld. Dit is een van de strakste deadlines in de verordening.
Maximaal €10 miljoen of 2% van de omzet
Volledige AVG-dekking, zonder gedoe
Ontdek hoe compliance- en juridische teams Formalize gebruiken om over te stappen van versnipperde tracking naar één overzicht van hun AVG-verplichtingen dat klaar is voor audits, zonder extra personeel aan te nemen.
"Met Formalize gingen we praktisch binnen dag één live. Binnen twee maanden hadden we volledige dekking van onze compliancebehoeften, zelfs tijdens de feestdagen."
Fernando Sanz de Galdeano
CISO, Arcano Partners
De handmatige aanpak
-
Vereisten, beleid, controles en risico’s staan los van de activa, contracten en mensen waarop ze daadwerkelijk van toepassing zijn, wat betekent traceerbaarheid telkens opnieuw met de hand moet worden gereconstrueerd.
-
De status van compliance wordt gerapporteerd als een statische momentopname die iemand zelf moet samenstellen. Dit geeft een achteraf samengesteld, handmatig opgebouwd beeld, en geen actueel beeld
De Formalize aanpak
-
Vereisten, beleid, controles en risico’s worden rechtstreeks gekoppeld aan operationele middelen (activa, contracten, medewerkers) in één geïntegreerde omgeving waarin de verbanden al zichtbaar zijn.
-
Statistieken en rapporten bieden op basis van het daadwerkelijke platformgebruik in realtime een actueel beeld van de sterke en zwakke punten van het controlesysteem, klaar voor besluitvorming.
Een AVG-tool die compliance onderdeel maakt van de dagelijkse gang van zaken binnen uw organisatie
AVG-documentatie
Eén auditklare opslagplaats, geen verspreide bestanden
Bewijsmateriaal, beleid en risicoregisters worden bewaard in één gestandaardiseerde opslagplaats met streng versiebeheer en een duidelijke bewakingsketen, inclusief uw register van verwerkingsactiviteiten (Artikel 30) en uw logboek van verzoeken van betrokkenen (Artikelen 12, 15–22, 24, 5, lid 2), die al zijn gestructureerd volgens de verwachtingen van de toezichthouder.
-
Bewijsmateriaal, beleid en risicoregisters worden op één plek bijgehouden
-
Streng versiebeheer en een bewakingsketen, zodat u altijd kunt aantonen wat er is gewijzigd en wanneer
-
Registraties en logboeken van verzoeken van betrokkenen op basis van artikel 30, reeds gestructureerd op de wijze waarop een toezichthouder deze verwacht te zien
Incidentrespons
Begeleide respons op inbreuken, afgestemd op de 72-uurstermijn
Wanneer zich een incident voordoet, begeleiden dynamische, contextgebaseerde vragen uw team bij het opstellen van een rapport in plaats van een leeg formulier. De ingebouwde beslissingsondersteuning classificeert het type en de ernst aan de hand van de ENISA-methodologie voor de beoordeling van de ernst van inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens, waardoor de termijn van 72 uur uit Artikel 33 haalbaar wordt en geen chaos veroorzaakt.
-
Dynamische, contextgebaseerde vragen vervangen een leeg incidentformulier wanneer er tijdsdruk is
-
Ingebouwde classificatie van de ernst op basis van de ENISA-methodologie
-
Zorgt ervoor dat de in Artikel 33 vastgelegde termijn van 72 uur haalbaar wordt, in plaats van dat er een chaos ontstaat
Workflow-automatisering
Herinneringen die de zaken in beweging houden, en escalatie als dat niet lukt
Dankzij ingebouwde, gerichte herinneringen blijft compliance zichtbaar in alle afdelingen, zonder dat er sprake is van ‘alert fatigue’. Als een actiepunt toch vastloopt, worden via ingebouwde escalatieprocedures automatisch de juiste stakeholders ingeschakeld, waardoor een gemiste deadline verandert van een verborgen bottleneck in een gezamenlijk, oplosbaar probleem.
-
Gerichte herinneringen zorgen ervoor dat compliance in alle afdelingen zichtbaar blijft
-
Vastgelopen actiepunten worden automatisch doorgestuurd naar de juiste stakeholder, zonder handmatig achter de zaken aan te hoeven gaan
-
Gemiste deadlines worden een gezamenlijk, oplosbaar probleem in plaats van een verborgen bottleneck
Risicobeoordeling
Risicoscores die zichzelf opnieuw berekenen
Het inherente risico (waarschijnlijkheid × impact) en het restrisico (inherent risico − effectiviteit van de controles) worden voor elk bedrijfsonderdeel berekend aan de hand van één gestandaardiseerde formule en worden onmiddellijk bijgewerkt zodra er wijzigingen optreden in de gegevens over gekoppelde controles of KRI’s. Hierdoor worden defecte spreadsheetformules en inconsistente scores tussen teams voorkomen.
-
Eén gestandaardiseerde formule die in alle bedrijfsonderdelen op consistente wijze wordt toegepast
-
De scores worden direct bijgewerkt wanneer de gekoppelde controles of KRI-gegevens veranderen - geen achterhaalde cijfers
-
Maakt een einde aan defecte formules in spreadsheets en inconsistente scores tussen teams
Onderdeel van een breder compliance fundament
De AVG is een van de meerdere frameworks die bepalend zijn voor de operationele weerbaarheid. Formalize sluit aan op andere compliance- en beveiligingsvereisten, zodat organisaties ervoor kunnen zorgen dat al hun verplichtingen op elkaar zijn afgestemd.
1 / 4
Vertrouwd met de gegevens die u volgens de AVG moet beschermen
Een platformbreed registratiesysteem zorgt voor een transparant, verifieerbaar overzicht van elke handeling binnen Formalize. Alle gegevens worden zowel tijdens de overdracht als in rust versleuteld, zodat ze niet kunnen worden gewijzigd, onderschept of vervalst. U hoeft ons dus niet zomaar op ons woord te geloven als het om verantwoordingsplicht gaat.
