O que é um software de gestão da conformidade?

O software de gestão de conformidade é um sistema destinado a implementar, documentar, monitorizar e demonstrar a conformidade com os regulamentos, normas e políticas internas aplicáveis à sua organização. Em vez de registar os controlos numa folha de cálculo, as provas numa drive partilhada e as aprovações das políticas numa conversa por e-mail, tudo fica num único local, com um registo de quem fez o quê e quando.

O termo sobrepõe-se ao de “sistema de gestão de conformidade”, que, por vezes, descreve o próprio processo em vez do software que o executa. Na prática, a maioria das pessoas que procura qualquer um destes termos refere-se à mesma coisa: software que substitui o acompanhamento manual da conformidade por um fluxo de trabalho estruturado e auditável.

O que faz um software de gestão da conformidade?

O valor não reside numa única característica. Reside no facto dos frameworks, os controlos, os riscos, as políticas e os dados deixarem de ser atividades isoladas e passarem a integrar-se no mesmo sistema.

Gestão de frameworks e controlos

A maioria das organizações não faz a gestão de uma norma isoladamente. Uma empresa de média dimensão pode precisar da certificação ISO 27001, preparar-se para os requisitos da NIS2 e responder a questionários de segurança dos clientes, muitas vezes com base em controlos que se sobrepõem nas três normas. O software de gestão da conformidade centraliza os requisitos e controlos para cada framework a que está sujeito, para que possa verificar, a partir de um único local, se um controlo está implementado, quem é o responsável pelo mesmo e quando foi revisto pela última vez.

Isto torna-se ainda mais importante à medida que os frameworks se multiplicam. Acompanhar a ISO 27001 e a NIS2 em folhas de cálculo separadas significa atualizar a mesma política de controlo de acesso duas vezes e esperar que ambas as cópias se mantenham sincronizadas.

Gestão de riscos

Os controlos existem para fazer a gestão do risco, pelo que o software que monitoriza os seus controlos deve estar diretamente ligado ao seu processo de gestão de riscos, em vez de tratar os dois como atividades separadas. Isso significa associar um risco específico — o acesso não autorizado aos dados dos clientes, por exemplo — aos controlos destinados a reduzi-lo, designar um responsável e acompanhar se o risco diminui à medida que esses controlos amadurecem.

Sem essa ligação, os registos de riscos e as listas de controlos tendem a ficar mais afastados: o registo diz uma coisa, as evidências de auditoria dizem outra, e a reconciliação entre ambos torna-se um projeto trimestral, em vez de um subproduto do trabalho diário.

Gestão de políticas e documentos

As políticas precisam de um local que registe mais do que apenas a versão atual. O software de gestão de políticas mantém um histórico de versões, regista quem aprovou uma política e quando, define datas de revisão para que nada fique desatualizado e associa cada política aos controlos ou requisitos que esta apoia. Quando um auditor perguntar quem aprovou a política de resposta a incidentes em março e se os colaboradores confirmaram que a leram, a resposta deve ser obtida com uma única pesquisa, e não através de uma cadeia de e-mails.

Gestão de evidências e auditorias

As auditorias e os questionários de segurança solicitam repetidamente o mesmo tipo de prova: documentos de políticas, registos de acesso, registos de formação, uma captura de ecrã de uma configuração. A evidência da conformidade centralizada significa que as provas ficam armazenadas num único sistema, com um registo temporal e um responsável, em vez de terem de ser reunidas a partir das caixas de entrada de várias pessoas sempre que um auditor ou a equipa de segurança de um potencial cliente as solicita.

Um bom software de auditoria de conformidade também assinala as provas antes que estas fiquem desatualizadas: um lembrete de que uma captura de ecrã tem onze meses é muito mais útil durante uma semana tranquila do que durante a própria auditoria.

Fluxos de trabalho, tarefas e responsabilização

Um controlo só é eficaz tanto quanto o processo que o mantém em funcionamento. Os fluxos de trabalho automatizados transformam um requisito de conformidade numa tarefa recorrente com um responsável, uma data-limite e uma etapa de aprovação, de modo que a revisão dos direitos de acesso ou a renovação de um questionário de fornecedor ocorrem dentro do prazo previsto, em vez de acontecerem apenas quando alguém se lembra. É também aqui que a responsabilização se torna visível: em vez de uma política pela qual “a equipa de segurança é responsável”, uma tarefa específica é atribuída a uma pessoa específica e tem um prazo específico.

Relatórios e monitorização da conformidade

Os painéis de controlo e relatórios oferecem-lhe uma visão em tempo real do estado dos controlos, das tarefas pendentes, dos riscos em aberto e do progresso geral em relação a um framework, para que não tenha de reconstruir esse panorama manualmente antes de cada atualização da direção ou auditoria. Vale a pena ser claro neste ponto: o software proporciona-lhe visibilidade sobre a sua situação de conformidade. Por si só, não garante a conformidade. Isso continua a depender de os controlos que monitoriza serem efetivamente implementados e cumpridos.

Quais são as vantagens do software para a gestão da conformidade?

Os benefícios estão associados a capacidades específicas, em vez de afirmações genéricas sobre a redução do risco jurídico:

Como comparar software de gestão da conformidade

O mercado está saturado e nenhuma solução é, de forma universal, “a melhor” para todos. O que importa é comparar as opções tendo em conta o seu ambiente regulamentar, os seus fluxos de trabalho, a estrutura da sua equipa e as ferramentas que já utiliza, e não uma lista genérica de funcionalidades.

Frameworks normativos e regulamentação abrangidos

Verifique se uma plataforma suporta aquilo de que faz a gestão atualmente e aquilo de que, realisticamente, provavelmente irá necessitar nos próximos um ou dois anos: uma norma como a ISO 27001, uma diretiva como a NIS2, um relatório de certificação como o SOC 2 ou um regulamento específico do seu setor. Uma cobertura que pareça completa numa página de funcionalidades pode revelar-se superficial quando se aprofundar nos pormenores de um determinado framework; por isso, peça uma apresentação detalhada do framework exato que necessita, e não uma demonstração geral.

Mapeamento entre vários frameworks

Quando se faz a gestão de mais do que um framework, a capacidade de reutilizar um único controlo, política ou elemento de evidência em requisitos que se sobrepõem passa a ser o que distingue um trabalho de conformidade que se adapta à escala de um trabalho de conformidade que se multiplica. Peça a um fornecedor que lhe mostre, especificamente, como é que um controlo de acesso se mapeia para mais do que um framework no seu sistema, e não apenas que esse mapeamento é "suportado"

Automação e fluxos de trabalho

Vá além da própria palavra “automação” e pergunte-se o que é que ela realmente alivia da carga de trabalho de alguém: lembretes automatizados antes do prazo de uma revisão, tarefas recorrentes que se regeneram na data prevista, pedidos de evidências que são encaminhados automaticamente para o responsável certo e respostas a questionários que são extraídas de uma biblioteca de respostas já existente, em vez de terem de ser digitadas de novo todas as vezes.

Integração de risco e conformidade

Uma plataforma que encara a conformidade como uma checklist, separada dos riscos reais da sua organização, apenas lhe diz o que já foi feito. Uma plataforma que associa os requisitos e os controlos à gestão de riscos indica-lhe o que deve priorizar quando não é possível fazer tudo ao mesmo tempo, o que acontece na maioria das vezes.

Prontidão para a apresentação de relatórios e auditorias

O essencial aqui são painéis de controle que mostram o estado dos controlos num relance, registos de auditoria que registam as alterações ao longo do tempo e um histórico de evidências associado a uma data e a um responsável específicos. O teste é simples: conseguiria responder à pergunta de um auditor sobre um controlo de há seis meses sem ter de pedir a um colega para verificar a sua caixa de entrada?

Integração e flexibilidade

O trabalho de conformidade abrange sistemas de identificação, ferramentas de emissão de bilhetes, plataformas de RH e infraestrutura na nuvem. Uma plataforma com APIs e integrações nativas adapta-se a essa pilha existente; uma plataforma sem essas funcionalidades torna-se mais um sistema que a sua equipa tem de atualizar manualmente, o que anula grande parte do objetivo. 

Usabilidade e colaboração com as partes interessadas

Engenheiros a confirmar um controlo, juristas a analisar uma política, um fornecedor a preencher um questionário, um auditor a solicitar evidências: o trabalho de conformidade vai muito além da equipa de conformidade, e uma plataforma que só faz sentido para quem a configurou acabará por criar um estrangulamento nessa pessoa. Teste-a com alguém de fora da sua equipa antes de a implementar.

Escalabilidade

Considere se a plataforma pode evoluir de um único framework e uma equipa pequena para vários frameworks, unidades de negócio e mercados, sem necessidade de integrar um sistema separado. Uma ferramenta que se adapta ao programa de conformidade atual, mas que não permite expandir-se para além disso, tende a ser substituída precisamente no momento em que tal substituição é menos conveniente.

Explore a plataforma Formalize para ver como estes critérios se aplicam em prática

Software de gestão da conformidade vs. folhas de cálculo

As folhas de cálculo não são, necessariamente, a ferramenta errada em todas as fases. Um pequeno programa de conformidade, com um único framework e alguns controlos, pode funcionar numa folha de cálculo bem organizada durante algum tempo. O problema surge à medida que se vão adicionando mais frameworks, riscos, controlos e partes interessadas, porque uma folha de cálculo não faz, por si, o trabalho de interligação.

O teste prático não é “usamos folhas de cálculo?”, mas sim “quanto tempo demoramos a responder a uma questão de conformidade neste momento?”. Se esse tempo continuar a aumentar à medida que o seu programa cresce, isso significa que se está a atingir o limite das folhas de cálculo, e não é motivo para se sentir atrasado.

Software de gestão da conformidade vs. software de GRC

Algumas ferramentas centram-se especificamente nos fluxos de trabalho de conformidade: acompanhamento de frameworks, controlos, políticas e evidências. As plataformas de GRC mais abrangentes associam esse trabalho de conformidade à gestão de riscos, às estruturas de governação e, frequentemente, aos riscos de terceiros, tratando a conformidade como uma parte de um modelo operacional mais vasto, em vez de uma função isolada.

Na prática, a linha divisória entre as duas categorias não é nítida, e os fornecedores de ambos os lados utilizam os termos de forma flexível. A questão mais relevante não é qual o rótulo que uma plataforma utiliza, mas sim se esta abrange os fluxos de trabalho específicos de que a sua organização necessita atualmente: se o acompanhamento da conformidade for a prioridade imediata, uma plataforma de gestão de conformidade especializada poderá ser tudo o que precisa; se também estiver a desenvolver a governação de riscos em toda a empresa, vale a pena avaliar, em paralelo, uma abordagem de GRC mais abrangente.

Como o Formalize apoia a gestão da conformidade

O Formalize integra frameworks, controlos, riscos, políticas, tarefas e documentação de conformidade num único ambiente, com os fluxos de trabalho automatizados e os painéis de controlo descritos acima. Mais especificamente, o Formalize ajuda as equipas a:

• Faça a gestão de vários frameworks, incluindo a ISO 27001 e a NIS2, numa única plataforma, em vez de sistemas paralelos.

• Mapeie os controlos que se sobrepõem entre os diferentes frameworks, para que um único trabalho cumpra vários requisitos.

• Interligue os fluxos de trabalho de risco e conformidade, em vez de acompanhar o risco e os controlos como processos separados.

• Automatize tarefas recorrentes de conformidade: lembretes, análises e pedidos de evidências.

• Centralize a documentação, as políticas e a responsabilização num único sistema pesquisável.

• Integre com as ferramentas já existentes no conjunto de ferramentas da sua organização.

Mais de 8 000 organizações em toda a Europa já utilizam os produtos da Formalize. Não vamos afirmar que este é o melhor software de gestão de conformidade para todas as organizações, porque isso depende dos frameworks e dos fluxos de trabalho acima referidos.